Welches Format empfiehlt z1Digital für Mittelständler?

Für die meisten Mittelständler ohne EU-Geschäft: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Lesbar, kompatibel mit allen großen Tools, gute Übergangs-Lösung. Mit Behörden-Anteil zusätzlich XRechnung, für EU-Geschäft Peppol in Vorbereitung.

Kann ich beides ausstellen – XRechnung und ZUGFeRD?

Ja. Viele Buchhaltungs-Systeme lassen Sie pro Kunde wählen, in welchem Format Sie versenden. Manche Kunden fordern ZUGFeRD, manche XRechnung. Die Wahl liegt bei Ihnen, solange EN-16931-Konformität gegeben ist.

Muss ich einen Peppol-Access-Point haben?

Nein, nicht zwingend. In Deutschland ist Peppol eine Option, keine Pflicht. Pflicht ist es nur in einigen EU-Ländern für bestimmte Konstellationen. Wir prüfen im Erstgespräch, ob sich der Setup-Aufwand für Sie rechnet.

Factur-X ist die französische Variante von ZUGFeRD und technisch im Kern identisch. Wenn Sie Geschäft mit Frankreich haben, ist ZUGFeRD = Factur-X eine elegante Doppel-Nutzung.

Was ist mit UBL und CII?

UBL (Universal Business Language, OASIS) und CII (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT) sind zwei XML-Syntaxen, in denen die EN-16931-Daten ausgedrückt werden. XRechnung akzeptiert beide; die meisten deutschen Tools nutzen UBL. Es ist also keine dritte Format-Familie, sondern die technische Basis-Sprache.

Wie funktioniert die Validierung?

Für XRechnung gibt es den kostenfreien KoSIT-Validator online. ZUGFeRD lässt sich über Validierungs-Module in den Buchhaltungs-Systemen prüfen. Bei Peppol validieren die Access-Point-Anbieter automatisch.

Welche Pflicht-Felder hat eine EN-16931-Rechnung?

Rund 30 Pflicht-Felder, darunter Rechnungs-Datum, Rechnungs-Nummer, Käufer, Verkäufer, Liefer-Datum, einzelne Positionen mit Mengen und Preisen, Steuer-Beträge, Zahlungs-Bedingungen und Bank-Verbindung. Die vollständige Liste ist Teil der EN-16931-Spezifikation.

Welches Format sollten Kleinunternehmer wählen?

Meist ZUGFeRD – lesbar für Mensch und Maschine, gute Tool-Unterstützung. Details zu den Pflichten und Sonderfällen im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Inhalt

Ratgeber · E-Rechnung

XRechnung vs. ZUGFeRD vs. Peppol – der vollständige Format-Vergleich

Lesezeit ca. 11 Min. · Aktualisiert Juni 2026 · von Martin Hofmann

Kurz erklärt

Alle drei Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. Die Unterschiede liegen im Aufbau und in der typischen Anwendung: XRechnung ist reines XML und seit 2020 Behörden-Standard (B2G). ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und eingebetteter XML, für Menschen lesbar, verbreitet im B2B-Mittelstand. Peppol BIS Billing 3.0 ist ein XML-Format plus europäisches Versand-Netzwerk – vergleichbar mit „SEPA für Rechnungen" – für EU-grenzüberschreitende B2B-Rechnungen. Faustregel: B2G → XRechnung; B2B im DACH-Raum → ZUGFeRD oder XRechnung; B2B europaweit → Peppol.

Team bespricht Optionen am Besprechungstisch – Formatentscheidung für die E-Rechnung

Die gemeinsame Basis – EN 16931

Bevor wir die drei Formate trennen: Alle basieren auf derselben EU-Norm EN 16931 („Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung"). Diese Norm definiert dreierlei:

Welche Inhalte eine E-Rechnung enthalten muss (Datum, Beträge, Steuersätze, Käufer und Verkäufer).
Welche Bedeutung die Felder haben – etwa, dass „Lieferdatum" eindeutig definiert ist.
Welche Validierungs-Regeln technisch gelten.

XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS sind konkrete technische Implementierungen dieser Norm. Sie unterscheiden sich in Syntax, Übertragung und Anwendung – der semantische Inhalt ist gleich. Was eine E-Rechnung grundsätzlich ist, erklärt der Beitrag Was ist eine E-Rechnung.

XRechnung – der Behörden-Standard

XRechnung ist ein reines XML-Format, definiert und gepflegt von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats von Bund und Ländern. Aktuelle Version: XRechnung 3.0.x (Stand 2025/2026), mit Updates typischerweise einmal pro Jahr.

XRechnung baut auf zwei alternative Syntax-Varianten: UBL (Universal Business Language, OASIS) und CII (Cross-Industry Invoice, UN/CEFACT). Beide sind XML – die UBL-Variante ist im DACH-Raum häufiger.

Wofür XRechnung gedacht ist: B2G-Pflicht seit 27.11.2020 für Bundesbehörden-Rechnungen, gestaffelte B2G-Pflicht der Länder und Kommunen 2024–2026, im B2B zulässig und zunehmend verbreitet.

Stärken	Schwächen
Behörden-tauglich seit Jahren	Reines XML – ohne Software-Hilfe nicht lesbar
Klare Spezifikation, gut dokumentiert (KoSIT)	DACH-Fokus – international weniger verbreitet
Validierung mit kostenfreien Tools möglich	Versions-Sprünge erfordern Software-Updates

ZUGFeRD – der B2B-Hybrid

ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei, gepflegt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.3, kompatibel mit dem französischen Factur-X (im Kern identisch).

Das PDF/A-3 ist die für Menschen lesbare Schicht – ein normales PDF, in jedem Viewer zu öffnen. Eingebettet liegt eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungs-Daten nach EN 16931. Optisch ein gewohntes PDF, technisch eine vollwertige E-Rechnung.

Definition

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD bietet fünf Profile in aufsteigender Vollständigkeit: MINIMUM (nur Basis-Daten), BASIC WL (ohne Positions-Details), BASIC (Pflicht-Felder + Positionen), EN 16931 (früher COMFORT, volle Konformität – der B2B-Standard) und EXTENDED (zusätzliche Felder für komplexe Use Cases). Für die deutsche E-Rechnungs-Pflicht ist mindestens das Profil EN 16931 zu verwenden.

Stärken	Schwächen
Optisch lesbar – Empfänger sieht ein PDF wie gewohnt	Datei-Größe etwas höher (PDF + XML)
Übergangs-freundlich: alte Workflows funktionieren weiter	Profile-Komplexität (welches Profil reicht?)
International kompatibel mit Factur-X (Frankreich)	Versand per Mail – kein eigenes Netzwerk
Sehr verbreitet im deutschen B2B-Mittelstand	Im B2G nicht überall akzeptiert (oft XRechnung-Pflicht)

Peppol BIS 3.0 – der EU-Standard

Hier wird es interessant, denn Peppol ist zwei Dinge gleichzeitig:

Peppol BIS 3.0 = ein XML-Format nach EN 16931 (technisch UBL-nah).
Peppol-Netzwerk = ein europäisches Versand-Netzwerk mit Access Points.

Vergleichbar mit SEPA für Geld-Überweisungen: Ohne SEPA-Netzwerk geht eine Überweisung zwar auch, aber mit SEPA ist sie standardisiert und kostengünstig. Beim Peppol-Versand senden Sie die Rechnung an Ihren Access Point, der sie über das Netzwerk an den Access Point des Empfängers leitet (Vier-Corner-Modell). Die Identifikation läuft über eine Peppol Participant ID, vergleichbar mit der IBAN.

Wofür Peppol gedacht ist: EU-grenzüberschreitende B2B-Rechnungen. In Belgien, Schweden und den Niederlanden bereits weit verbreitet, in Deutschland im Aufbau – vor allem für Behörden-Rechnungen und größere B2B-Player relevant.

Stärken	Schwächen
Sicherer, standardisierter Versand	Setup-Aufwand (Access Point + Participant ID)
Internationaler Standard – EU-weit nutzbar	In DACH noch weniger verbreitet als ZUGFeRD
Keine fehleranfälligen E-Mail-Anhänge	Kleinere KMU profitieren erst bei EU-Geschäft
Audit-Trail bei der Übertragung	Access-Point-Kosten (typisch 30–100 €/Monat)

Direkter Vergleich

Die wichtigsten Kriterien der drei Formate nebeneinander:

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD	Peppol BIS 3.0
Format-Art	reines XML	PDF + eingebettete XML	XML + Netzwerk
Standard-Träger	KoSIT	FeRD	OpenPeppol Association
EN-16931-konform	ja	ja (Profil EN 16931+)	ja
Optisch lesbar	nein	ja	nein
Hauptanwendung	B2G (Behörden)	B2B Deutschland	B2B EU
Versand	E-Mail, Portal, Peppol	E-Mail, Portal	Peppol-Netzwerk
Internationalität	DACH-Fokus	Frankreich (Factur-X)	EU-weit
Setup-Aufwand	gering	gering	mittel–hoch
Kosten	minimal	minimal	Access Point ~30–100 €/Monat

Welches Format für wen – Entscheidungs-Matrix

Sie liefern an Behörden / öffentliche Auftraggeber? → XRechnung-Pflicht (B2G). Versand über die OZG-Portale (ZRE, BSV) oder per Peppol.

Sie sind klassischer Mittelständler, B2B im DACH-Raum? → ZUGFeRD oder XRechnung. Vorteil ZUGFeRD: Empfänger sieht ein PDF wie gewohnt. Vorteil XRechnung: einheitliches Format für B2G und B2B.

Sie liefern EU-weit? → Peppol BIS 3.0. Belgien, Schweden und die Niederlande haben Peppol stark im Einsatz, weitere EU-Länder folgen.

Sie wollen technisch zukunftssicher sein? → Peppol plus XRechnung-Profil ist die internationalste Kombination. ZUGFeRD bleibt im DACH-Raum komfortabel.

Sie sind Kleinunternehmer, Freiberufler oder Verein? → ZUGFeRD ist meist die einfachste Wahl. Was sonst noch gilt, lesen Sie im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was beim Empfang passiert

Wichtig zu verstehen: Als Empfänger müssen Sie alle drei Formate verarbeiten können – unabhängig davon, welches Sie selbst verschicken. Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme erfüllen das automatisch. Ihre Software sollte können:

XRechnung lesen (UBL und CII)
ZUGFeRD lesen (XML aus dem PDF extrahieren)
Peppol-Rechnungen empfangen (falls Peppol-Anbindung)
eingehende Dateien validieren (KoSIT-Validator oder vergleichbar)
als lesbares Format anzeigen (XSLT-Transformation oder XML-Viewer)

Die Stichtage der Empfangs- und Versand-Pflicht fasst der Ratgeber E-Rechnung-Pflicht 2025/2026 zusammen.

EN 16931: gemeinsame EU-Norm aller drei Formate
3 Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.0
~30: Pflicht-Felder einer EN-16931-Rechnung
30–100 €: monatliche Access-Point-Kosten bei Peppol

Quelle: KoSIT, FeRD, OpenPeppol (Stand 06/2026)

Kostenloses Tool

Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.

So gehen wir das an

Welches Format zu Ihnen passt, hängt an Ihrer Kundenstruktur, Ihrer Buchhaltung und Ihrem EU-Anteil – nicht an Marketing-Versprechen einzelner Anbieter. Wir klären das herstellerunabhängig und richten den passenden Versand- und Empfangs-Weg ein. Umsetzen lassen? Unsere Leistungsseite Format-Beratung XRechnung, ZUGFeRD & Peppol zeigt den Ablauf.