E-Rechnung · Formate
Das richtige E-Rechnungs-Format für Ihr Unternehmen.
Drei Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 – die Wahl hängt nur an Ihren Empfängern. Behörden verlangen XRechnung, der B2B-Mittelstand bevorzugt ZUGFeRD, international läuft Peppol. Wir entscheiden pragmatisch mit.
Inhalt
Aktualisiert Juni 2026 · ca. 9 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital
Kurz & direkt
Sie möchten sich zunächst nur informieren? Der Ratgeber XRechnung, ZUGFeRD und Peppol im Format-Vergleich erklärt die Grundlagen neutral. Diese Seite zeigt, wie wir die Format-Entscheidung mit Ihnen umsetzen.
Die drei Formate im direkten Vergleich
| Eigenschaft | XRechnung | ZUGFeRD (ab 2.0.1) | Peppol BIS |
|---|---|---|---|
| Format | reines XML | Hybrid: PDF + eingebettetes XML | reines XML |
| Menschliche Lesbarkeit | nicht direkt (XML-Viewer nötig) | ja (PDF-Anteil) | nicht direkt |
| Maschinelle Verarbeitung | vollständig | vollständig | vollständig |
| Bundesbehörden-Pflicht | ja (verpflichtend) | nein | nein |
| B2B-Akzeptanz Deutschland | gering bis mittel | sehr hoch | mittel |
| Internationale Nutzung | nein | begrenzt | EU-weit Standard |
| EN-16931-Konformität | ja | ja (ab 2.0.1) | ja |
| Übertragungs-Weg | E-Mail-Anhang, Peppol | E-Mail-Anhang | Peppol-Netzwerk |
| Datei-Erweiterung | .xml | .pdf (mit XML eingebettet) | .xml |
| GoBD-konform archivierbar | ja | ja | ja |
Definition
EN 16931
XRechnung – der Bundesbehörden-Standard
Was es ist: Eine reine XML-Datei nach dem Standard XRechnung (entwickelt durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards KoSIT, aktuelle Version 3.0.2).
Wer es vorschreibt: Seit November 2020 verpflichtend für Rechnungen an Bundesbehörden. Viele Landesbehörden und Kommunen folgen. Wer als Mittelständler Behörden-Aufträge hat, kommt um XRechnung nicht herum.
- Eindeutig standardisiert, behörden-konform
- Vollständig maschinen-verarbeitbar
- Nicht menschlich lesbar ohne Viewer
- Im B2B-Verkehr außerhalb des Behörden-Kontexts seltener gewünscht
z1-Empfehlung: XRechnung als Standard, wenn Behörden-Kunden im Portfolio sind. Sonst eher ZUGFeRD.
ZUGFeRD – der B2B-Standard
Was es ist: Ein Hybrid-Format. Eine PDF-Datei enthält im Anhang ein eingebettetes strukturiertes XML. Empfänger lesen das PDF wie eine normale Rechnung – die Buchhaltungs-Software extrahiert die strukturierten Daten aus dem eingebetteten XML.
Wer es nutzt: Praktisch alle deutschen B2B-Akteure, die mit anderen Mittelständlern handeln. Steuerberater bevorzugen ZUGFeRD wegen der Doppel-Funktion (lesbar + verarbeitbar).
Versionen: ZUGFeRD 2.3.3 ist der aktuell stabile Standard (Mai 2026). Versionen vor 2.0.1 sind nicht EN-16931-konform und damit seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung anerkannt.
- Menschlich lesbar (PDF-Anteil)
- Maschinell verarbeitbar (XML-Anteil)
- B2B-Standard in Deutschland
- Wird von Bundesbehörden nicht akzeptiert (nur XRechnung)
- Versions-Vielfalt – vor 2.0.1 nicht konform
z1-Empfehlung: ZUGFeRD 2.3.3 als Standard für die meisten Mittelständler. Ideal bei gemischten Empfänger-Kreisen mit Bedarf an menschlicher Lesbarkeit.
Peppol BIS – der EU-weite Austausch-Standard
Was es ist: Ein UN/CEFACT-XML-Standard, ausgetauscht über das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine). Sender und Empfänger registrieren sich bei einem Peppol-Access-Point – die Übertragung läuft direkt zwischen den Access Points, nicht per E-Mail.
Wer es nutzt: Internationale Geschäftspartner, EU-Behörden und große Konzerne mit europäischer Lieferanten-Struktur. In Deutschland zunehmend bei Großkunden mit zentralem Beschaffungs-System.
- EU-weit einheitlich
- Direkte Punkt-zu-Punkt-Übertragung
- Hohe Sicherheit + Audit-Trail
- Setup-Aufwand höher (Peppol-Access-Point nötig)
- Im inländischen B2B-Mittelstand selten gewünscht
z1-Empfehlung: Peppol bei internationalen B2B-Geschäftsbeziehungen und bei Kunden mit zentralem Beschaffungs-System. Sonst eher ZUGFeRD.
Was alle drei Formate gemeinsam haben
Alle drei Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 – die rechtliche Anforderung an strukturierte elektronische Rechnungen in Deutschland. Damit sind alle drei gesetzlich konform für die E-Rechnungs-Pflicht. Die strukturierten Daten enthalten in allen drei Formaten:
- Aussteller- und Empfänger-Stammdaten
- Rechnungs-Nummer und Datum
- Leistungs-Beschreibung mit Positionen
- Entgelt, Steuersätze, Beträge
- Bankverbindung und Zahlungsbedingungen
Die Unterschiede liegen in der technischen Verpackung – XML vs. PDF+XML vs. Peppol-XML – und im Übertragungs-Weg – E-Mail vs. Peppol-Netzwerk.
Entscheidungs-Matrix – welches Format für welchen Fall
| Ihre Kunden-Struktur | Format-Empfehlung |
|---|---|
| Ausschließlich Bundes-, Landesbehörden, Kommunen | XRechnung |
| Mischung Behörden + B2B-Mittelstand | ZUGFeRD als Default + XRechnung-Fallback |
| Reines B2B-Mittelstand-Geschäft | ZUGFeRD |
| Internationale EU-Kunden + Großkonzerne | Peppol BIS |
| Mischung B2B + International | ZUGFeRD + Peppol-Anschluss |
In der Praxis empfehlen wir den meisten Mandanten: ZUGFeRD 2.3.3 als Default-Format für alle Versand-Rechnungen, den XRechnung-Modus in der Software aktiviert für Behörden-Empfänger und einen Peppol-Anschluss nur, wenn internationale B2B-Beziehungen das nötig machen. Eine moderne Buchhaltungs-Software (DATEV, sevdesk, Lexoffice) deckt alle drei Formate ab – die Wahl wird pro Empfänger getroffen, nicht pauschal.
Software-Support – welche Tools welche Formate beherrschen
| Software | XRechnung | ZUGFeRD | Peppol BIS |
|---|---|---|---|
| DATEV Auftragswesen next | ja | ja | ja (über DATEV E-Rechnungs-Postfach) |
| sevdesk | ja | ja | teilweise |
| Lexoffice | ja | ja | teilweise |
| easybill | ja | ja | nein |
| Billomat | ja | ja | nein |
| SAP | ja | ja | ja |
| Microsoft Dynamics | ja | ja | ja |
| humbee | ja | ja | über Add-on |
Stand Mai 2026. Bei Peppol prüft sich der Stand monatlich – viele Anbieter erweitern aktuell ihre Peppol-Anbindung. Mehr im E-Rechnung-Software-Vergleich.
Weiterführend
Kostenloses Tool
Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.
Quellen
- KoSIT – XRechnung-Spezifikation (xoev.de) · abgerufen 05/2026
- FeRD – ZUGFeRD-Spezifikation (ferd-net.de) · abgerufen 05/2026
- Peppol Authority Germany – Peppol BIS (peppol.eu) · abgerufen 05/2026
- ITZBund – Quba-Viewer und Validator (itzbund.de) · abgerufen 05/2026
FAQ
E-Rechnungs-Formate: häufige Fragen
Kann ich einer Behörde ein ZUGFeRD schicken statt XRechnung?
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Was ist Factur-X?
Brauche ich für Peppol einen Service-Provider?
Welches Format ist GoBD-konform?
Kann ich mehrere Formate parallel versenden?
Wie validiere ich, ob mein Format korrekt ist?
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