E-Rechnung · Software-Vergleich
E-Rechnung-Software 2026. Welche Lösung passt zu Ihnen?
sevdesk, Lexoffice, DATEV, easybill, humbee oder ERP – wir vergleichen herstellerneutral und empfehlen, was zu Größe, Buchhaltung und Volumen passt. Kein Affiliate, keine Hersteller-Bindung.
Inhalt
Aktualisiert Juni 2026 · ca. 9 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital
Kurz & direkt
Software im direkten Vergleich
Übersicht der gängigen E-Rechnungs-Tools 2026 nach Eignung, Preis und Format-Unterstützung:
| Software | Empfohlen für | Preis ab/Monat | XRechnung | ZUGFeRD | Peppol | DATEV-Anbindung | Hosting |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| sevdesk | Solo + KMU bis 20 MA | 7,90 € | ja | ja | teilweise | Export | DE-Cloud |
| Lexoffice | KMU bis 50 MA | 7,90 € | ja | ja | teilweise | Export | DE-Cloud |
| DATEV Auftragswesen next | DATEV-Mandanten | ca. 15–30 € | ja | ja | ja (ab Mitte 2026) | nativ | DATEV-Cloud |
| easybill | KMU mit hohem Volumen | 9 € | ja | ja | nein | Export | DE-Cloud |
| Billomat | Freelancer + Solo | 5 € | ja | ja | nein | Export | DE-Cloud |
| Papierkram | Kleinunternehmer, Vereine | 0 € (Basic) | ja | ja | nein | Export | DE-Cloud |
| SAP | Mittelstand 250+ MA | individuell | ja | ja | ja | Schnittstelle | On-Premise / Cloud |
| Microsoft Dynamics | Mittelstand 100+ MA | ab ca. 80 € | ja | ja | ja | Schnittstelle | Cloud |
| Sage | Mittelstand-Buchhaltung | ab ca. 45 € | ja | ja | teilweise | Export | DE-Cloud / On-Premise |
| humbee | Integriertes DMS + E-Rechnung | individuell | ja | ja | über Add-on | Schnittstelle | DE-Cloud / On-Premise |
Stand Mai 2026. Bei Peppol prüfen wir den jeweils aktuellen Stand monatlich – viele Anbieter erweitern derzeit ihre Peppol-Anbindung.
Welche Software für welches Profil
Profil A – Solo, Freelancer, sehr kleine Unternehmen (< 5 MA)
Empfehlung: sevdesk oder Billomat. Niedrigste Einstiegspreise (5–7,90 €/Monat), einfache Bedienung ohne Schulung, E-Rechnung in allen Tarif-Stufen, reine Cloud-Lösung ohne IT-Aufwand. sevdesk gewinnt knapp wegen Test-Sieger-Status und stabilerer XRechnung-Implementierung, Billomat hat den niedrigsten Preis.
Profil B – Kleinunternehmen mit 5–20 MA
Empfehlung: Lexoffice oder sevdesk. Beide bieten saubere DATEV-Export-Schnittstellen für die Steuerberater-Anbindung. Lexoffice hat bessere Reporting-Funktionen, sevdesk die etwas bessere E-Rechnungs-Implementierung.
Profil C – Mittelständler mit DATEV-Anbindung
Empfehlung: DATEV Auftragswesen next + DATEV E-Rechnungs-Plattform. Wer ohnehin DATEV Unternehmen online nutzt – im Thüringer Mittelstand der häufigste Fall – sollte bei DATEV bleiben. Der durchgängige Workflow zwischen Mandant und Steuerberater spart 4–6 Buchhaltungs-Tage pro Monat. Die Plattform-Versand-Funktion ab Mitte 2026 macht ein externes E-Rechnungs-Postfach unnötig. Mehr dazu unter DATEV E-Rechnung im Detail.
Profil D – Mittelständler ohne DATEV (ERP-basiert)
Empfehlung: SAP, Microsoft Dynamics oder Sage – je nach Bestands-System. Wer auf einem ERP-System arbeitet, sollte dessen E-Rechnungs-Funktion nutzen statt parallele Tools. Alle drei großen Anbieter haben funktionierende E-Rechnungs-Module für 2025/2026; bei Bedarf lässt sich ein zusätzliches Peppol-Modul für internationale Geschäftspartner dazubuchen.
Profil E – Verein/Verband mit niedrigem Rechnungs-Volumen
Empfehlung: Papierkram oder Lexoffice. Papierkram hat einen kostenfreien Basis-Tarif und ist explizit auf Vereine ausgerichtet. Bei wachsendem Volumen oder Bedarf an DATEV-Export ist Lexoffice die nächste Stufe. Details unter E-Rechnung für Vereine.
Profil F – Großes Rechnungs-Volumen (> 500 Rechnungen/Monat)
Empfehlung: easybill oder DATEV mit dediziertem Auftragswesen-Setup. Bei hohem Volumen kommen pauschal-orientierte Tools wie easybill günstiger als Pro-Beleg-Tarife. Eine ERP-Anbindung lohnt sich bei Konfigurationen mit hohem Mehraufwand.
Was die Tools gemeinsam haben – und wo die Unterschiede liegen
Gemeinsam: Alle gelisteten Tools sind 2026 EN-16931-konform, erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und archivieren GoBD-konform (in den jeweiligen Cloud-Varianten).
| Aspekt | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Peppol | Nur DATEV, SAP, Microsoft Dynamics nativ. Andere mit Lücken oder Add-on. |
| DATEV-Anbindung | Nur DATEV nativ. Andere mit Export-Schnittstelle (ca. 5 Min/Monat zusätzlicher Aufwand). |
| Mandanten-Multi | DATEV und Sage stark. Andere meist Einzel-Mandant. |
| API für ERP | SAP, Microsoft Dynamics, Sage stark. sevdesk/Lexoffice mit Limits. |
| Internationaler Versand | DATEV, SAP, Microsoft Dynamics stark. Andere oft nur DE-Standard. |
| Bedienbarkeit | sevdesk und Lexoffice am besten. DATEV-Module brauchen Schulung. |
Die häufigsten Fehler bei der Software-Auswahl
- Auf den günstigsten Tarif schauen statt auf Workflow-Passung. 5 €/Monat klingt nach Schnäppchen – kostet aber Stunden pro Woche, wenn der Workflow nicht zur Buchhaltung passt. Eine 30-€/Monat-Lösung mit DATEV-Anbindung spart oft 10 Stunden Handarbeit pro Monat.
- Software kaufen, ohne den Prozess festzulegen. Eine Lizenz ist nutzlos, wenn Buchhaltung und Geschäftsführung nicht wissen, wer wann was macht. Wir machen das Workflow-Konzept, bevor die Software-Wahl getroffen wird.
- Auf eine Eigenmarken-Empfehlung hereinfallen. Viele Software-Anbieter sind zugleich Beratungs-Partner und empfehlen ihr eigenes Produkt. Wir nutzen kein Affiliate-Modell und keine Hersteller-Bindung – unsere Empfehlung kommt aus 100+ Projekten mit verschiedenen Tools.
Was z1Digital konkret macht – Software-Auswahl-Beratung
Herstellerneutral in vier Schritten:
- 1 Schritt 1
Bestandsaufnahme
Wir prüfen: Größe, Rechnungs-Volumen, Buchhaltungs-Anbindung, IT-Kompetenz der Mitarbeitenden, vorhandene Software, internationale Kunden.
- 2 Schritt 2
Anforderungs-Profil
Welche Funktionen sind Muss, welche nice-to-have? XRechnung-Versand für Behörden? Peppol für International? DATEV-Anbindung Pflicht?
- 3 Schritt 3
Empfehlung mit Begründung
Wir empfehlen 1–2 Tools mit konkreter Begründung – plus realistischer Total-Cost-of-Ownership (Lizenz + Schulung + Migration).
- 4 Schritt 4
Einführung begleiten
Bei Bedarf vollständige Implementierung mit Stammdaten-Übernahme, Schulungen und Verfahrens-Dokumentation.
Was die Auswahl-Beratung kostet
| Paket | Leistung | Preis netto | Mit Förderung ab |
|---|---|---|---|
| Quick-Auswahl | 1–2 Empfehlungen mit Begründung | 800 € | 160 € (BAFA) |
| Volle Auswahl-Beratung | 3 Tools im Detail mit TCO | 2.400 € | ab 600 € (BAFA + Beratungsrichtlinie) |
| Inkl. Einführung | Vollservice | 4.500–8.500 € | ab 900 € |
Weiterführend
Kostenloses Tool
Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.
FAQ
Software-Auswahl: häufige Fragen
Welche Software hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
Sollte ich auf Cloud oder On-Premise gehen?
Was, wenn ich später wechseln will?
Bietet z1Digital eine eigene Software an?
Wie unterscheidet sich sevdesk von Lexoffice?
Was, wenn meine Software-Wahl falsch war?
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