Dokumentenmanagement · E-Rechnung
E-Rechnung einführen. Software & Umstellung.
Strukturierte XML-Rechnungen statt PDF: Wir wählen die passende Software für Ihre Größe und begleiten die Versand-Umstellung in typisch vier Wochen – rechtzeitig vor der Pflicht 2027/2028.
Inhalt
Aktualisiert Mai 2026 · ca. 9 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital
E-Rechnung einführen – Software-Wahl, Pflicht-Stichtage und Versand-Umstellung
Kurz & direkt
Sie möchten zunächst selbst ausprobieren? Der Ratgeber E-Rechnung erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung führt durch alle 7 Schritte zum Selbermachen. Diese Seite zeigt, wie wir die Umstellung für Sie übernehmen.
Wann müssen Sie E-Rechnungen versenden – Stichtag-Übersicht
| Stichtag | Wer | Was Sie tun müssen |
|---|---|---|
| 01.01.2027 | B2B-Unternehmen mit Umsatz > 800.000 € (Vorjahr) | Sämtliche inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung |
| 01.01.2028 | Alle übrigen B2B-Unternehmen | Sämtliche inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung |
| freiwillig | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Versand bleibt optional |
| freiwillig | Rechnungen unter 250 € (Kleinbeträge) | Papier/PDF erlaubt |
| freiwillig | Rechnungen an Endverbraucher (B2C) | Papier/PDF erlaubt |
Unser Tipp: Setzen Sie den Versand-Workflow früh auf (2026), bevor der Druck der Pflicht akut wird. Geschäftspartner verlangen zunehmend bereits jetzt E-Rechnungen – wer früh umstellt, hat bessere Beziehungen zu modernen B2B-Kunden.
3 Wege, eine E-Rechnung zu erstellen
Weg 1 – Generator-Tools (kostenfrei, für Einzelfälle)
Für gelegentliche Einzel-Rechnungen funktionieren kostenfreie Online-Generatoren wie kostenlose-erechnung.de oder xrechnung-erstellen.com; der Quba-Viewer validiert und konvertiert. Geeignet für: 1–5 Rechnungen pro Monat, sehr kleine Unternehmen, Ad-hoc-Bedarf. Nicht geeignet für: regelmäßiges Rechnungs-Volumen, mehrere Nutzer, GoBD-konforme Archivierung.
Weg 2 – Buchhaltungs-Software (für KMU)
Die Standard-Lösung für die meisten Mittelständler:
| Software | Empfohlen für | Monatspreis ab |
|---|---|---|
| sevdesk | Freelancer + KMU bis 20 MA | 7,90 € |
| Lexoffice | KMU bis 50 MA, einfache Buchhaltung | 7,90 € |
| easybill | KMU mit hohem Rechnungs-Volumen | 9 € |
| Billomat | Dienstleister, Freelancer | 5 € |
| Papierkram | KMU, Vereine | kostenfrei (Basic) |
Alle unterstützen XRechnung und ZUGFeRD. Mehr dazu im E-Rechnung-Software-Vergleich.
Weg 3 – DATEV oder ERP-Integration (für Mittelständler ab 20 MA)
Wer ohnehin DATEV nutzt oder ein ERP-System fährt: DATEV Auftragswesen next integriert direkt in DATEV Unternehmen online (E-Rechnungs-Postfach für den Versand ab Mitte 2026 verfügbar), SAP, Microsoft Dynamics und Sage bringen eigene E-Rechnungs-Module mit, humbee deckt es als integrierte DMS-Lösung ab. Vorteil: ein einziges System für Rechnung, Buchhaltung und Archivierung – kein Daten-Bruch. Details unter DATEV E-Rechnung.
Pflicht-Bestandteile einer E-Rechnung
Die strukturierte XML-Datei muss alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten – dieselben wie bei Papier:
- Vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
- Rechnungs-Nummer und Rechnungs-Datum
- Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
- Menge und Bezeichnung der Lieferung/Leistung
- Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag
- Bankverbindung, Skonto-Hinweise, Aufbewahrungs-Hinweise
Standard-Software befüllt diese Felder automatisch – Sie müssen nur die Kunden- und Positions-Daten ausfüllen.
Versand-Wege – wie kommt die Rechnung zum Empfänger
Aktuell gibt es drei gängige Wege, eine E-Rechnung zu versenden:
- E-Mail-Anhang (ZUGFeRD-PDF als Anhang) – derzeit der häufigste Weg im B2B
- Peppol-Netzwerk – für internationale Geschäftspartner
- DATEV E-Rechnungs-Postfach (ab Mitte 2026 verfügbar) – direkter Postfach-zu-Postfach-Versand im DATEV-Netzwerk
Eine elektronische Übertragung über DE-Mail oder ELSTER ist nicht nötig – eine reguläre E-Mail mit korrekt strukturiertem Anhang reicht.
So begleitet z1Digital die Versand-Umstellung
Von der Kunden-Analyse bis zum produktiven Versand – herstellerunabhängig und förderfähig:
- 1
Kunden-Analyse
Welche Ihrer B2B-Kunden erwarten welches Format? XRechnung-affin (Behörden-Kunden), ZUGFeRD (B2B-Mittelstand) oder Peppol (international)?
- 2
Software-Empfehlung
Auf Basis Ihrer Größe, Ihrer Buchhaltungs-Anbindung und Ihres Rechnungs-Volumens.
- 3
Einrichtung und Konfiguration
Stamm-Daten übernehmen, Rechnungs-Vorlagen erstellen, Validierung gegen EN 16931 testen.
- 4
Test-Versand
An ausgewählte Pilot-Kunden, mit Rückmeldungs-Schleife.
- 5
Roll-Out
Schrittweiser Versand-Übergang auf alle B2B-Kunden, parallel Schulung der Buchhaltung.
- 01.01.2027
- Versand-Pflicht ab Umsatz > 800.000 €
- 4 Wochen
- typisch vom Setup bis zum Versand
- ab 7,90 €
- Software-Lizenz pro Monat (KMU)
- ab 1.500 €
- Eigenanteil mit Förderung
Quelle: z1Digital, Versand-Umstellung für KMU, 2026
Was die Versand-Umstellung kostet
- Software-Lizenz ab 7,90 €/Monat (KMU) bis 50–150 €/Monat (Mittelstand mit DATEV-Modul)
- Beratungs-Anteil der Umstellung: 3.500–8.500 € je nach Komplexität
- Mit Förderung (BAFA plus Thüringer Beratungsrichtlinie): Eigenanteil ab 1.500 € netto
Weiterführend
Kostenloses Tool
Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.
FAQ
E-Rechnung erstellen: häufige Fragen
Reicht eine ZUGFeRD-PDF, die ich aus Word exportiere?
Kann ich E-Rechnungen weiterhin per E-Mail versenden?
Brauche ich eine elektronische Signatur?
Wie validiere ich, ob meine E-Rechnung konform ist?
Was kostet sevdesk konkret?
Muss ich eine Verfahrens-Dokumentation erstellen?
Kann ich eine E-Rechnung manuell aus XML programmieren?
Was passiert, wenn ich ab 2027 weiterhin PDFs verschicke?
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