E-Rechnung-Pflicht 2025/2026 — vollständiger Stichtage-Plan

Ergänzend zur Timeline – die vollständige Übersicht inklusive Übergangsphase:

Was die Empfangs-Pflicht 2025 bedeutet

Seit 01.01.2025 muss jedes deutsche Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz.

Was Sie konkret können müssen

• Eingangs-Kanal: eine E-Mail-Adresse oder ein elektronisches Postfach, das E-Rechnungen empfangen kann
• Software-Auslesung: eine Software, die XRechnung- und/oder ZUGFeRD-Dateien lesen kann
• Archivierung: revisionssichere Speicherung des XML-Originals für 10 Jahre nach GoBD

Welche Software die Empfangs-Pflicht erfüllt

• DATEV Unternehmen online und alle DATEV-Mandanten-Software-Pakete
• sevdesk (ab Tarif Buchhaltung)
• lexoffice (alle Tarife)
• candis (Belegmanagement mit E-Rechnungs-Verarbeitung)
• Buchhaltungsbutler
• moderne ERP-Systeme (Microsoft Dynamics 365 BC, Sage 100, SAP, Haufe X360, weclapp, Odoo)
• spezialisierte DMS-Workflows (DocuWare, ELO, M-Files, docuvita, humbee)
• kostenlose Validatoren und Viewer (z.B. der KoSIT-Viewer für XRechnung)

Wie Sie den Empfangs-Workflow konkret aufsetzen – vom Rechnungs-Postfach bis zur GoBD-konformen Archivierung –, zeigt unsere Leistungsseite E-Rechnung empfangen.

Die Versand-Pflicht — wann gilt sie für wen?

Stufe 1: ab 01.01.2027 — Unternehmen über 800.000 € Umsatz

Wenn Ihr Vorjahres-Umsatz (2026) über 800.000 € lag, müssen Sie ab 01.01.2027 alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Papier oder PDF sind dann nicht mehr zulässig – egal ob der Empfänger zustimmt.

Stufe 2: ab 01.01.2028 — alle anderen Unternehmen

Alle deutschen Unternehmen, deren Vorjahres-Umsatz unter 800.000 € lag – inklusive Kleinunternehmer nach § 19 UStG – müssen spätestens ab 01.01.2028 E-Rechnungen versenden.

Hinweis: Die Schwelle bezieht sich auf den Gesamt-Umsatz des Vorjahres. Bei Unternehmens-Gruppen oder Holding-Strukturen prüfen Sie genau, welcher Umsatz herangezogen wird.

Die Übergangsphase 2025–2026 — was Sie tun dürfen

Was weiter erlaubt ist

Papier- oder PDF-Rechnungen dürfen Sie weiterhin versenden – aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung kann explizit (schriftlich) oder konkludent (durch widerspruchsfreie Annahme) erfolgen.

Achtung: Viele Großkunden – vor allem solche, die ihre Buchhaltung bereits auf E-Rechnung umgestellt haben – werden die Zustimmung für Papier/PDF verweigern. In der Praxis bedeutet das: Wer bei Großkunden Bestand bleiben will, stellt schon 2025/2026 auf E-Rechnung um.

Was nicht mehr erlaubt ist

• Papier-/PDF-Versand ohne Zustimmung des Empfängers
• Versand in proprietären Formaten ohne EN-16931-Konformität

Sonderfall EDI

EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) – verbreitet in Automotive- und Handels-Branchen – sind während der Übergangs-Phase weiterhin zulässig, sofern die Rechnungs-Inhalte aus dem EDI-Format vollständig in eine EN-16931-konforme Form überführt werden können. Praktisch heißt das: Viele EDI-Anwender brauchen mittelfristig Konvertierungs-Layer oder einen Umstieg.

Pflichten und Sonder-Regeln nach Unternehmens-Typ

Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht

Auch nach Vollumsetzung gibt es Ausnahmen:

• Kleinbetrags-Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) – weiterhin als Papier/PDF erlaubt
• Fahrausweise (Tickets, Belege im ÖPNV)
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) – Privatkunden-Rechnungen sind nicht E-Rechnungs-pflichtig
• Rechnungen ohne deutsche Geschäfts-Adresse des Rechnungs-Stellers (Auslands-Anbieter)
• Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen (z.B. nach § 4 Nr. 8–29 UStG) – hier prüfen wir individuell

Was passiert bei Verstoß?

Die genauen Bußgeld-Beträge sind aktuell (Stand 05.2026) nicht öffentlich festgelegt. Aber:

Steuer-rechtliche Konsequenzen

• Vorsteuer-Abzug gefährdet: Wenn Sie nach Pflicht-Beginn (2027/2028) Papier-/PDF-Rechnungen ausstellen, kann der Empfänger den Vorsteuer-Abzug verlieren. Er wird die Rechnung zurückweisen.
• Ordnungsgemäße Buchführung: Nicht-konforme Rechnungs-Ausstellung kann als Buchführungs-Mangel geahndet werden – relevant bei Betriebs-Prüfungen.

Wirtschaftliche Konsequenzen

• Verlust von Großkunden: wer die E-Rechnung nicht beherrscht, verliert Geschäft.
• Mehr-Aufwand bei Verzögerung: späte Umstellung ist meistens teurer (kurze Implementations-Zeiten, höhere Beratungs-Sätze).

Was Sie jetzt tun sollten

Fünf Schritte, in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit:

Wer noch nicht empfangen kann, holt Schritt 1 sofort nach. Eine fundierte Grundlage liefert unser Ratgeber Was ist eine E-Rechnung; die konkrete Erstellung erklärt E-Rechnung erstellen — Schritt-für-Schritt.