Was, wenn ich nur eine Rechnung pro Quartal schreibe?

Auch dann gilt die Versand-Pflicht ab 01.01.2028. Praktische Lösung: ein kostenfreies Tool (KoSIT) oder ein günstiges SaaS-Tool ab ca. 9 €/Monat. Bei einer Rechnung pro Quartal ist das rechnerisch teuer pro Beleg, im absoluten Betrag aber gering.

Verliere ich die Kleinunternehmer-Eigenschaft, wenn ich E-Rechnungen ausstelle?

Nein. Die Form der Rechnungs-Ausstellung hat keinen Einfluss auf die Befreiung nach § 19 UStG. Der Befreiungs-Hinweis bleibt – er ist im E-Rechnungs-Standard ausdrücklich vorgesehen.

Muss ich auch ohne Pflicht schon umstellen?

Faktisch ja. Viele B2B-Kunden – vor allem Konzerne und Mittelständler – lehnen ab 2026/2027 Papier- und PDF-Rechnungen ab. Wer als Kleinunternehmer Bestand bei diesen Kunden sichern will, stellt früher um.

Was kostet die Umstellung typisch?

Wenn Sie noch keine Buchhaltungs-Software haben: ca. 10–20 €/Monat für ein SaaS-Tool. Dazu eventuell ein einmaliger Schulungs-Aufwand von ein bis zwei Stunden – in Eigenarbeit oder im Erstgespräch mit dem Steuerberater.

Kann ich meine alte PDF-Vorlage in Word weiter verwenden?

Bis 31.12.2027 im B2B als Kleinunternehmer: ja, mit Zustimmung des Empfängers – die er aber zunehmend verweigern wird. Ab 01.01.2028: nein, dann ist die strukturierte E-Rechnung Pflicht.

Was gilt für Privatpersonen, die eine Rechnung anfordern?

Privatpersonen können bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen eine Rechnung verlangen (§ 14 Abs. 2 UStG). Diese fällt nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht – Papier oder PDF reicht.

Wie sieht die Steuer-Befreiung auf einer E-Rechnung aus?

Im strukturierten Datensatz wird im Steuer-Kategorie-Feld der Wert „E" (Exempt) gesetzt und als Befreiungs-Grund typisch „§ 19 UStG – Steuerbefreiter Kleinunternehmer" hinterlegt. Die Tools setzen das automatisch, wenn Sie als Kleinunternehmer eingerichtet sind.

Gilt die E-Rechnungs-Pflicht auch für reine B2C-Selbstständige?

Nein. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht. Wer ausschließlich Privatkunden hat, muss nichts ändern – sollte aber ein E-Rechnungs-fähiges Tool bereithalten für den Fall einer gelegentlichen B2B-Rechnung.

Inhalt

Ratgeber · E-Rechnung

E-Rechnung für Kleinunternehmer – was Sie tun müssen, was nicht

Lesezeit ca. 9 Min. · Aktualisiert Juni 2026 · von Martin Hofmann

Kurz erklärt

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG fallen unter die E-Rechnungs-Regelung – aber mit längeren Übergangs-Fristen. Die Empfangs-Pflicht für B2B-Rechnungen gilt seit dem 01.01.2025: Jeder Kleinunternehmer muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Versand-Pflicht greift ab dem 01.01.2028 für alle Kleinunternehmer im B2B-Geschäft. Reine B2C-Rechnungen an Privatkunden bleiben außerhalb der Pflicht – wer nur Privatkunden hat, muss nichts ändern. Für viele Kleinunternehmer reichen kostenfreie Tools.

Hand unterschreibt eine Papierrechnung mit Stift – bei Kleinunternehmern noch Alltag

Wer ist Kleinunternehmer

Die E-Rechnungs-Pflicht knüpft an Ihren Status nach dem Umsatzsteuergesetz an. Maßgeblich ist § 19 UStG – in der zum 01.01.2025 angehobenen Fassung.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Stand 2025/2026):

Vorjahres-Umsatz unter 25.000 € und
laufender Jahres-Umsatz unter 100.000 €
Die Schwellenwerte wurden zum 01.01.2025 angehoben – die alten Werte lagen bei 22.000 € / 50.000 €.
Befreiung von der Umsatzsteuer-Erhebung – Sie weisen keine USt auf Ihren Rechnungen aus.

Typische Kleinunternehmer-Profile: Selbstständige im Nebenerwerb, Freiberufler in der Aufbau-Phase, kleine Online-Händler, Kunsthandwerker, Coaches und Trainer mit überschaubarem Umsatz sowie Vereine mit kleinem wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.

Welche Pflichten gelten – und welche nicht

Der häufigste Irrtum: „Kleinunternehmer sind komplett befreit." Das stimmt nur für den Versand – und auch dort nur bis 2028. Die Empfangs-Pflicht gilt schon heute. Diese Übersicht trennt sauber, was wann gilt:

Pflicht	Gilt für Kleinunternehmer?	Ab wann
E-Rechnungen empfangen können	Ja	01.01.2025
E-Rechnungen archivieren (10 Jahre, GoBD)	Ja	seit jeher
E-Rechnungen versenden im B2B	Ja	01.01.2028 (alle Kleinunternehmer)
E-Rechnungen an Privatkunden (B2C)	Nein	nicht relevant
Kleinbetrags-Rechnungen bis 250 € brutto	Nein	weiter als Papier/PDF (§ 33 UStDV)
Behörden-Rechnungen (B2G)	Ja, XRechnung	seit 27.11.2020

Mehr zu den Stichtagen finden Sie im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht 2025/2026, die Grundlagen im Beitrag Was ist eine E-Rechnung.

Die wichtigsten Fälle im Detail

Ob Sie etwas tun müssen, hängt fast vollständig davon ab, wer Ihre Kunden sind. Vier typische Konstellationen:

Fall 1 – Sie haben nur Privatkunden (B2C)

Beispiel: Yoga-Lehrerin mit Privatkunden, Hochzeits-Fotograf, Kosmetikerin, Garten-Bauer mit Privat-Aufträgen.

E-Rechnungs-Pflicht: praktisch keine. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht. Sie können wie bisher Papier oder PDF schicken. Aber: Sobald Sie auch nur gelegentlich eine Rechnung an ein Unternehmen ausstellen – etwa eine Hochzeit in einem Hotel –, greifen die B2B-Regeln. Halten Sie deshalb ein E-Rechnungs-fähiges Tool bereit.

Fall 2 – Sie machen B2B-Geschäft mit Selbstständigen / KMU

Beispiel: IT-Freiberufler für Firmen, Coach für Verbände, Texter für Werbe-Agenturen.

E-Rechnungs-Pflicht: Empfangs-Pflicht seit 01.01.2025 – Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken. Versand-Pflicht ab 01.01.2028 – dann müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen. In der Übergangsphase 2025–2027 können Sie noch Papier oder PDF schicken, wenn der Empfänger zustimmt. Empfehlung: Stellen Sie schon 2026 um – viele B2B-Kunden nehmen Papier-/PDF-Rechnungen nicht mehr an.

Fall 3 – Sie haben gemischtes B2B + B2C

Beispiel: Friseur mit Privatkunden plus gelegentlich Theater-Aufträgen; Garten-Pflege mit Privat-Hauseigentümern plus gelegentlich Hausverwaltungen.

E-Rechnungs-Pflicht: wie Fall 2 für den B2B-Anteil; für B2C bleibt alles beim Alten. Praktisch: Ein Tool, das beides kann, macht den Alltag einfacher.

Fall 4 – Verein mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb

Beispiel: Sport-Verein mit Sponsoren-Rechnungen; Bildungsträger mit Schulungs-Aufträgen.

E-Rechnungs-Pflicht: Wird der Verein als Kleinunternehmer geführt, gelten die Kleinunternehmer-Regeln. Spenden-Bestätigungen bleiben ausgenommen. Spezialisierte Unterstützung für Vereine finden Sie unter Verbände & Vereine.

Die Kleinbetrags-Regelung (§ 33 UStDV)

Eine wichtige Ausnahme: Rechnungen bis 250 € brutto sind Kleinbetrags-Rechnungen nach § 33 UStDV. Für sie gelten vereinfachte Inhaltsangaben – und sie sind nicht E-Rechnungs-pflichtig.

Was eine Kleinbetrags-Rechnung enthalten muss:

Name und Anschrift des Rechnungs-Stellers
Ausstellungs-Datum
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung

Kleinbeträge bleiben als Papier- oder PDF-Beleg in Ordnung – auch für Kleinunternehmer über 2028 hinaus.

Kleinunternehmer-Hinweis auf der E-Rechnung

Wenn Sie als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen, gilt:

Keine Umsatzsteuer ausweisen – Sie sind nach § 19 UStG befreit.
Hinweis auf die Befreiung verpflichtend, typisch: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Pflicht-Felder trotzdem vollständig: Rechnungs-Nummer, Datum, Leistungs-Datum, Empfänger-Stammdaten, Bank-Verbindung.

Definition

Tax-Category-Code „E“

Bei XRechnung und ZUGFeRD wird der Kleinunternehmer-Status im strukturierten Steuer-Kategorie-Feld („Tax category code“) mit dem Wert „E“ (Exempt – befreit) markiert, ergänzt um den Befreiungs-Grund § 19 UStG. Die Tools setzen das automatisch, sobald Sie als Kleinunternehmer eingerichtet sind. Welches Format wann passt, erklärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD vs. Peppol.

Kostenfreie Tool-Optionen

Für viele Kleinunternehmer reichen kostenfreie Werkzeuge – vor allem bei geringem Rechnungs-Volumen:

KoSIT-Tool für XRechnung – Online-Formular zur direkten XRechnung-Erstellung. Pro Rechnung manuelle Eingabe, dafür kostenfrei und rechtssicher.
Mustangproject (Open Source) – Java-basiertes Tool, das Excel-Vorlagen in ZUGFeRD-Dateien konvertiert. Etwas Setup-Aufwand, gut dokumentiert.
Paperless-ngx + ZUGFeRD-Editor – Open-Source-DMS, das E-Rechnungen empfangen und ablegen kann; Erstellung per Plugin möglich.
Behörden-Portale für B2G – bei nur gelegentlichen Behörden-Aufträgen die ZRE-Plattform des Bundes oder Länder-Portale für die direkte Eingabe nutzen.
DATEV Belegmanagement – wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, ist DATEV Unternehmen online oft im Mandanten-Paket enthalten.

Kommerzielle Tools im Überblick

Ein SaaS-Tool lohnt sich ab etwa fünf Rechnungen pro Monat. Alle gängigen Tools können XRechnung und ZUGFeRD ausstellen – die Format-Wahl treffen Sie pro Rechnung.

Tool	Preis ab	Geeignet für
Easybill	~9 €/Monat	sehr günstiger Einstieg
lexoffice S	~13 €/Monat	sehr einfach, gute mobile App
fastbill	~10 €/Monat	Selbstständigen-fokussiert
sevdesk Buchhaltung	~16 €/Monat	beliebt, DATEV-nah
Buchhaltungsbutler	~25 €/Monat	DATEV-stark

Empfangs-Workflow für Kleinunternehmer

Wenn Sie als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen – etwa von einem Lieferanten –, läuft das so:

Die E-Mail mit Anhang kommt an oder die Rechnung liegt im Portal.
Datei prüfen: ZUGFeRD-PDF (mit XML im Hintergrund) oder XRechnung-XML.
Lesbare Vorschau sicherstellen – bei ZUGFeRD reicht der PDF-Viewer, bei XRechnung brauchen Sie einen Viewer (z. B. den KoSIT-Viewer).
Buchung in Ihrer Buchhaltungs-Software.
Archivierung des Originals: 10 Jahre revisionssicher.

Wenn Sie keine Buchhaltungs-Software haben, reicht für Kleinunternehmer-Volumen ein einfaches Ordner-System auf einem Backup-gesicherten Speicher.

01.01.2025: Empfangs-Pflicht für alle B2B – auch Kleinunternehmer
01.01.2028: Versand-Pflicht für alle Kleinunternehmer im B2B
250 €: Kleinbetrags-Grenze (§ 33 UStDV), bleibt PDF/Papier
ab 0 €: kostenfreie Tools reichen bei kleinem Volumen

Quelle: § 14 UStG, § 19 UStG, § 33 UStDV (Stand 06/2026)

Kostenloses Tool

Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.

So gehen wir das an

Sie wollen wissen, ob Sie überhaupt etwas tun müssen – und wenn ja, mit welchem Tool ohne Überrüstung? Wir prüfen Ihre Kundenstruktur, klären den B2B-Anteil und empfehlen die passende Lösung, vom kostenfreien Tool bis zur DATEV-Anbindung. Umsetzen lassen? Unsere Leistungsseite E-Rechnung für Kleinunternehmer zeigt Pakete, Ablauf und Förderung.

Quellen

BMF-Schreiben vom 15.10.2024 – Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 · abgerufen 06/2026
§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) · abgerufen 06/2026
§ 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de) · abgerufen 06/2026
EU-Norm EN 16931 – semantisches Datenmodell der elektronischen Rechnung
Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) – gesetzliche Grundlage der E-Rechnungs-Pflicht