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Erstgespräch

E-Rechnung · Kleinunternehmer

E-Rechnung für Kleinunternehmer. In 1–2 Tagen umgestellt. 

Empfangen müssen Sie seit 2025 – versenden dürfen Sie weiter per PDF. Wir klären Ihre Pflicht-Lage nach § 19 UStG und richten Ihren Empfangs-Workflow in 1–2 Werktagen ein, mit Förderung ab 160 € Eigenanteil.

30 Min Erstgespräch – kostenfreiFörderung prüfen
Inhalt

Aktualisiert Juni 2026 · ca. 7 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können – wie alle anderen B2B-Akteure. Sie sind aber dauerhaft von der Versand-Pflicht befreit: Auch nach den Stichtagen 2027 und 2028 dürfen sie weiterhin PDF- oder Papier-Rechnungen ausstellen. Wer freiwillig auf E-Rechnung umstellt, hat Vorteile bei B2B-Kunden, die nur noch elektronische Eingangsrechnungen wünschen. z1Digital richtet den Empfangs-Workflow auch für Kleinunternehmer ein – meist innerhalb von 1–2 Werktagen.

Sie möchten sich zunächst nur informieren? Der Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer erklärt Pflichten, Fälle und kostenfreie Tools im Detail. Diese Seite zeigt, wie wir die Umstellung als Service übernehmen.

Drei klare Regeln für Kleinunternehmer

Regel 1 – Empfangs-Pflicht: JA

Auch als Kleinunternehmer müssen Sie seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und korrekt verarbeiten. Praktisch heißt das:

  • Eine E-Mail-Adresse zum Empfang (kann die normale Geschäfts-Adresse sein)
  • Eine Möglichkeit, die strukturierten Daten zu lesen (kostenfrei: Quba-Viewer, ELSTER-Portal)
  • GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre unveränderbar)

Regel 2 – Versand-Pflicht: NEIN, dauerhaft befreit

Sie dürfen weiterhin PDF- oder Papier-Rechnungen versenden – auch nach 2027 und 2028. § 19 UStG befreit Sie ausdrücklich. Das gilt aber nur, solange Sie tatsächlich Kleinunternehmer sind. Überschreiten Sie die Umsatzgrenze und wechseln zur Regelbesteuerung, greift die normale E-Rechnungs-Versand-Pflicht (siehe Regel 3).

Regel 3 – Wechsel zur Regelbesteuerung

Ihre Umsatzgrenze als Kleinunternehmer ist (Stand 2026): 22.000 € im Vorjahr und 50.000 € im laufenden Jahr (Schätzung). Überschreiten Sie diese Grenze, wechseln Sie automatisch zur Regelbesteuerung – und damit greifen die normalen E-Rechnungs-Stichtage:

  • 01.01.2027 – Versand-Pflicht für Vorjahres-Umsatz über 800.000 €
  • 01.01.2028 – Versand-Pflicht für alle übrigen

Praktisch: Im Übergangsjahr Ihrer Statusänderung sollten Sie den Versand-Workflow vorbereitend aufsetzen.

Definition

Kleinunternehmer § 19 UStG

Unternehmer, deren Umsatz die gesetzlichen Grenzen (Stand 2026: 22.000 € im Vorjahr, 50.000 € im laufenden Jahr) nicht überschreitet, dürfen die Kleinunternehmer-Regelung nutzen: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und sind dauerhaft von der E-Rechnungs-Versand-Pflicht befreit. Die Empfangs-Pflicht gilt für sie trotzdem ab 2025.

Pflicht-Übersicht – die Tabelle für Ihre Wand

SituationEmpfangVersand
Kleinunternehmer nach § 19 UStGPflicht seit 01.01.2025dauerhaft befreit
Wechsel zu Regelbesteuerung (Umsatz > 22.000 €)Pflicht seit 2025nach 2027/2028 wie alle
Rechnungen unter 250 € (Kleinbetrag)Empfang PflichtVersand bleibt freiwillig
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)nicht relevantVersand bleibt freiwillig

Sollten Sie als Kleinunternehmer freiwillig umstellen?

Drei Argumente sprechen dafür – und eines dagegen.

Dafür: Bessere B2B-Beziehungen

Viele Mittelständler stellen bis 2027/2028 ihren kompletten Eingangs-Workflow auf E-Rechnungs-Verarbeitung um. Wer dann noch PDFs oder Papier schickt, verursacht beim Kunden Mehraufwand – manche Großkunden lehnen Papier-Rechnungen bereits jetzt ab.

Dafür: Schnellere Zahlungseingänge

Strukturierte E-Rechnungen werden in modernen Buchhaltungs-Systemen automatisch verbucht und zur Zahlung freigegeben. PDFs landen erst beim Sachbearbeiter, der sie manuell einbucht. Differenz: oft 5–10 Werktage in der Zahlungs-Bearbeitung.

Dafür: Vorbereitung auf möglichen Wechsel zur Regelbesteuerung

Wer bereits den E-Rechnungs-Workflow nutzt, hat beim Statuswechsel nichts mehr aufzubauen. Das spart später 2–4 Wochen Setup-Zeit.

Dagegen: Etwas mehr Komplexität

Die Umstellung erfordert eine E-Rechnungs-fähige Software (sevdesk, Lexoffice, kostenfreie Generatoren). Wer mit Word- oder Excel-Vorlagen arbeitet, muss umstellen. Aufwand: 4–8 Stunden initial.

Unsere Empfehlung: Wenn Sie regelmäßig B2B-Rechnungen versenden, lohnt die freiwillige Umstellung. Wenn Sie nur gelegentlich an Privatpersonen oder Kleinbeträge stellen, kann die Umstellung warten.

Empfangs-Workflow für Kleinunternehmer – schnell und einfach

Drei Schritte, etwa 1–2 Werktage:

  1. 1
    Schritt 1

    Dedizierte E-Mail-Adresse einrichten

    Empfehlung: rechnungen@firma.de als spezielle E-Rechnungs-Eingangs-Adresse. Auf Visitenkarten und Auftragsbestätigungen aufnehmen, damit Lieferanten sie direkt nutzen.

  2. 2
    Schritt 2

    Anzeige-Software installieren

    Kostenfrei mit Quba-Viewer (Bund) oder über das ELSTER-Portal. Damit lesen und validieren Sie eingehende XRechnung-XMLs.

  3. 3
    Schritt 3

    GoBD-konforme Archivierung sicherstellen

    Mindestens eine strukturierte Ablage in einem Cloud-Storage mit Datums-/Kunden-Ordnung. Besser: eine schlanke Buchhaltungs-Software wie sevdesk oder Papierkram (Basic-Tarif kostenfrei) – sie nimmt Rechnungen an, archiviert GoBD-konform und stellt sie dem Steuerberater bereit.

Förderung – auch für Kleinunternehmer

Auch als Kleinunternehmer können Sie Förderprogramme nutzen, soweit Sie als KMU gelten (in der Regel ja):

  • BAFA-Unternehmensberatung – wir kalkulieren typisch 2 Beratungs-Tage à 800 € = 1.600 € Beratung; mit 80 % Thüringen-Förderung Eigenanteil 320 €.
  • Thüringer Beratungsrichtlinie – ab 6 Beratungs-Tagen, dafür höhere Pauschalen.

Weiterführend

Kostenloses Tool

Drei Fragen genügen: Der E-Rechnung-Pflicht-Check zeigt sofort, welche Pflichten ab wann für Sie gelten – ohne Anmeldung.

Quellen

FAQ

E-Rechnung Kleinunternehmer: häufige Fragen

Ich bin solo-selbstständig und stelle nur 20–30 Rechnungen pro Jahr. Muss ich wirklich etwas tun?
Empfangs-Pflicht ja – Sie müssen E-Rechnungen annehmen können, auch wenn Sie nur wenige bekommen. Das Setup mit Quba-Viewer ist kostenfrei und schnell. Versand-Pflicht nein – Sie dürfen weiterhin PDF schicken.
Was ist, wenn ein Auftraggeber eine E-Rechnung von mir verlangt, obwohl ich Kleinunternehmer bin?
Sie können freiwillig eine E-Rechnung schicken (z.B. ZUGFeRD aus sevdesk oder Lexoffice). Oder Sie verweisen darauf, dass § 19 UStG Sie befreit – dann muss der Auftraggeber eine PDF akzeptieren. Im Konfliktfall vor der Auftragsannahme klären.
Wie lange gilt die Kleinunternehmer-Befreiung noch?
Stand 2026 ist die Befreiung in § 19 UStG unbefristet. Eine Gesetzes-Änderung ist aktuell nicht im Bundestag in Diskussion. Wir behalten die Lage im Blick.
Brauche ich eine Buchhaltungs-Software wie sevdesk?
Eingeschränkt. Wer nur empfangen muss, kommt mit kostenfreien Tools (Quba, ELSTER) aus. Wer freiwillig auch den Versand einrichten oder bessere Buchhaltungs-Übersicht braucht: ja, ab 7,90 €/Monat.
Was kostet es, wenn ich z1Digital für die Umstellung beauftrage?
Für Kleinunternehmer haben wir Schnell-Pakete: Empfangs-Setup inkl. Tool-Empfehlung 800 € netto, mit BAFA-Förderung Eigenanteil 160 €. Versand-Setup zusätzlich 1.200 € netto (mit Förderung 240 €).
Muss der Kleinunternehmer-Hinweis auf der E-Rechnung stehen?
Ja, weiterhin. Auf jeder Rechnung muss der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Das gilt auch für E-Rechnungen, die Sie freiwillig ausstellen.

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Empfangs-bereit in 1–2 Werktagen.

Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihre Situation als Kleinunternehmer, richten den Empfangs-Workflow ein und kalkulieren die Förderung.

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