Erfolgsgeschichte · Ingenieurbüro · Anlagenplanung & Rohrleitungsbau
KEYNES Planungsgesellschaft mbH
Hochmoderne 3D-Planung, aber Excel-Verwaltung: KEYNES digitalisierte mit z1Digital Buchhaltung, Stammdaten und Projektzeiterfassung – inklusive DATEV-Export, HR-Works- und Lexware-Integration und Budget-Ampel je Projekt.
- ~90 MA
- Mitarbeitende an 2 Standorten
- seit 1960
- Anlagenplanung für die Prozessindustrie
- 3
- BAFA-Förderungen begleitet
- auf Knopfdruck
- Projektcontrolling: Stunden, Kosten, Budget
Quelle: z1Digital-Projekt KEYNES Planungsgesellschaft, Stand 2026
Branche
Ingenieurbüro · Anlagenplanung & Rohrleitungsbau
Sitz
Neuss (NRW) · Geschäftsstelle Krefeld-Uerdingen
Projektlaufzeit
2024 – laufend (Vorprojekt, Phase I abgeschlossen, Phase II in Umsetzung)
Leistungen
Prozessaufnahme · humbee-Einführung · Buchhaltung & Stammdaten · Projektzeiterfassung · HR-Works-Integration · Lexware-Office-Anbindung
Über den Kunden
Die KEYNES Planungsgesellschaft mbH ist seit 1960 einer der erfahrensten deutschen Spezialisten für Anlagenplanung und Rohrleitungsbau. Mit rund 90 Mitarbeitenden an den Standorten Neuss und Krefeld-Uerdingen arbeitet KEYNES für Großkunden der Prozessindustrie – Chemie, Petrochemie, Pharma, Lebensmittel, Energie und Umwelttechnik. Das Unternehmen ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert und setzt auf modernste 3D-CAD-Systeme sowie Laserscan-Technologie.
Für Auftraggeber wie Bayer plant KEYNES Großanlagen mit Investitionsvolumina von mehreren hundert Millionen Euro. Während die Kerntechnik hochmodern ist, liefen Verwaltung, Buchhaltung und Projektzeiterfassung bis 2024 weitgehend manuell – hier setzte die Zusammenarbeit mit z1Digital an.
Ausgangslage & Herausforderungen
Als z1Digital 2024 mit KEYNES startete, arbeitete das Unternehmen trotz technischer Exzellenz in der Kerntätigkeit mit erheblichen Lücken in der digitalen Verwaltung:
- Verwaltung und Buchhaltung nicht systemgestützt: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kundenkartei und Projektnummern in Excel-Listen und separaten Dateien gepflegt
- Keine strukturierte Projektzeiterfassung: Mitarbeitende erfassten Zeiten nicht oder uneinheitlich – Nachkalkulation und Projektauswertung kaum möglich
- DATEV-Übergabe manuell und fehleranfällig
- Debitorenstammdaten unstrukturiert: Kundendaten über CSV-/Excel-Dateien verteilt, kein zentraler Stamm
- Keine Transparenz über Projektkosten, Stunden-Budgets oder Deckungsbeiträge je Projekt
- Fehlende Ampelfunktion: Projektverantwortliche hatten keine einfache Übersicht, ob ein Projekt im Budget liegt
Projektverlauf – Digitalisierung in Phasen
Vorprojekt · 2024
Analyse & Prozessaufnahme
- Vollständige IST-Aufnahme aller relevanten Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse
- BPMN-Prozessmodell des Gesamtablaufs erstellt – Medienbrüche und Optimierungspotenziale sichtbar gemacht
- Anforderungsanalyse und Priorisierung der Digitalisierungsschritte
- Systemauswahl und Konfigurationskonzept für humbee erarbeitet
- Erste BAFA-Förderung beantragt und bewilligt
Phase I · abgeschlossen
Digitalisierung Verwaltung & Buchhaltung
- Clockodo als Zeiterfassungstool integriert und konfiguriert
- Kundenkartei vollständig aus CSV/Excel importiert und strukturiert, Debitorenstammdaten ins System überführt
- Rechnungsnummern- und Projektnummern-Tracking in humbee eingerichtet
- DATEV-Export konfiguriert – automatische, fehlerfreie Übergabe an die Steuerberatung
- GoLive-Zusammenfassung und Schulungsunterlagen für alle Mitarbeitenden erstellt
- Zweite BAFA-Förderung beantragt und bewilligt
Phase II · ab Mai 2025 – laufend
Digitale Projektzeiterfassung
- Konzept für strukturierte humbee-basierte Projektzeiterfassung mit HR-Works-Integration erarbeitet
- Anforderungserhebung intern: Fragebögen je Rolle (Projektleiter, Techniker, Sachbearbeiter) verteilt und ausgewertet
- HR-Works-API eingerichtet – automatischer Stundenimport inklusive Fehlzeiten-Status
- Lexware-Office-Anbindung: Belege werden anhand der Projektnummer automatisch zugeordnet und im Projektsteckbrief angezeigt
- Projektsteckbrief-Prototyp vorgestellt: Bestellwert, Rechnungsgesamtwert, Stundenauflistung nach Tätigkeitsschlüssel
- Ampelfunktion (grün/gelb/rot) zur Visualisierung der Budget- und Stunden-Limits in Entwicklung
- Dritte BAFA-Förderung bestätigt – Testphase mit definierten Nutzern läuft
Förderhistorie im Überblick
| # | Förderprogramm / Thema | Zeitraum | Status |
|---|---|---|---|
| 1 | BAFA – Vorprojekt & Prozessaufnahme | 2024 | Abgeschlossen |
| 2 | BAFA – Digitalisierung Phase I (Verwaltung & Buchhaltung) | 2024/2025 | Abgeschlossen |
| 3 | BAFA – Digitalisierung Phase II (Projektzeiterfassung) | 2025/2026 | In Bearbeitung |
z1Digital hat für KEYNES alle drei BAFA-Förderungen vollständig begleitet – von der Antragstellung bis zum Verwendungsnachweis.
Ergebnisse & Mehrwert
„Mit z1Digital haben wir in kurzer Zeit ein solides digitales Fundament für unsere Verwaltung und Buchhaltung geschaffen. Jetzt arbeiten wir daran, dass unsere Projektleiter endlich auf Knopfdruck sehen, wie ein Projekt wirklich läuft – Stunden, Kosten, Budget in einem Blick.“
Die wichtigsten Ergebnisse der Zusammenarbeit:
- Verwaltung vollständig digitalisiert: Kundenkartei, Rechnungsnummern und Projektnummern zentral in humbee
- DATEV-Export automatisiert: fehlerfreie, zeitsparende Übergabe an den Steuerberater
- Projektzeiterfassung strukturiert: erstmals einheitliche, rollenbasierte Stundenerfassung im gesamten Unternehmen
- Lexware-Integration: Rechnungsbelege werden automatisch Projekten zugeordnet – keine manuelle Suche mehr
- Projektcontrolling auf Knopfdruck: Bestellwert, Stundenbudget und tatsächliche Kosten in einem Blick
- Ampelfunktion in Entwicklung: Projektleiter erkennen Budget-Überschreitungen frühzeitig
- Drei BAFA-Förderungen erfolgreich begleitet – erhebliche Kostenentlastung
- Skalierbare Basis: das System wächst mit – Phase III (Projektmanagement) bereits in Planung
Passende Themen bei z1Digital
Loslegen
Ihr Projekt könnte das nächste sein.
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, wo es bei Ihnen klemmt – wir zeigen den realistischen Hebel, inklusive Förder-Kalkulation.