Dokumentenmanagement · Digitale Archivierung
Digitale Archivierung. Revisionssicher und GoBD-konform.
Rechtssichere, unveränderbare Aufbewahrung über 6 bzw. 10 Jahre – audit-fest. Wir prüfen Ihren Status, erstellen die Verfahrens-Dokumentation und implementieren mit dem passenden DMS.
Inhalt
Aktualisiert Juni 2026 · ca. 10 Min. Lesezeit · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital
Kurz & direkt
Was rechtlich verlangt wird
Drei Rechtsquellen bestimmen die Archivierungs-Pflichten:
1. GoBD – Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das GoBD-Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist die zentrale Quelle für die elektronische Archivierung. Es definiert klare Anforderungen für die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Dokumente.
2. HGB – Handelsgesetzbuch (§ 257)
§ 257 HGB regelt die Aufbewahrungsfristen für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege.
3. AO – Abgabenordnung (§ 147)
§ 147 AO ergänzt das HGB mit steuerlichen Aufbewahrungs-Pflichten – wichtig für die Außenprüfung.
Aufbewahrungs-Fristen – was wie lange aufbewahrt werden muss
| Dokumenten-Typ | Aufbewahrungs-Frist |
|---|---|
| Rechnungen, Buchungs-Belege, Eingangsrechnungen | 10 Jahre |
| Bilanzen, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Verträge (während Laufzeit + danach) | 10 Jahre nach Vertragsende |
| Geschäftsbriefe (Eingang + Ausgang) | 6 Jahre |
| E-Mails mit Geschäftsbezug | 6 Jahre |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen | 6 Jahre (manche 10 Jahre) |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
Fristen-Beginn: Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Beispiel: Rechnung vom 15.03.2024 → Aufbewahrung bis 31.12.2034.
Die 5 GoBD-Kernanforderungen für digitale Archivierung
Ein technisch konformes System allein genügt nicht – jede dieser fünf Anforderungen muss nachweisbar erfüllt sein:
1. Unveränderbarkeit
Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht modifiziert werden – auch nicht für legitime Korrekturen. Änderungen müssen als neue Version hinterlegt werden, mit Audit-Trail, wer wann was geändert hat. Das schließt einfaches Speichern in Office-Dateiverzeichnissen aus – dort kann jeder das Dokument überschreiben.
2. Vollständigkeit
Alle Geschäftsdokumente müssen archiviert werden – keine Selektion. Was nicht archiviert ist, gilt als nicht existent. Bei der Außenprüfung ist eine fehlende Rechnung ein steuerliches Risiko.
3. Nachvollziehbarkeit
Jede Bearbeitung eines Dokuments (Anschauen, Drucken, Weiterleiten) muss protokolliert werden. Der Audit-Trail muss zeigen, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat.
4. Verfügbarkeit
Dokumente müssen innerhalb angemessener Frist wiederauffindbar sein. „Angemessen" bedeutet bei einer Außenprüfungs-Anforderung nicht Tage oder Wochen, sondern Stunden bis maximal 1–2 Werktage.
5. Ordnung
Eine schriftliche Verfahrens-Dokumentation beschreibt, wie das Archivierungs-System aufgebaut ist, welche Workflows greifen, wer Zugriff hat. Die Verfahrens-Dokumentation ist selbst Pflicht – ohne sie ist auch ein technisch konformes System nicht GoBD-konform.
Definition
Revisionssichere Archivierung
Wer betroffen ist – kein Unternehmens-Typ ist ausgenommen
Die Archivierungs-Pflicht greift ohne Ausnahme:
- Großunternehmen
- Mittelstand (KMU)
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Freiberufler
- Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb
- Stiftungen
- Kommunen und Stadtwerke
Wer Geschäftsdokumente erzeugt oder empfängt, muss sie ordnungsgemäß archivieren.
Was z1Digital für die digitale Archivierung macht
Anders als Software-Hersteller, die ein bestimmtes Tool verkaufen, beraten wir herstellerunabhängig – von der Bestandsaufnahme bis zur Schulung.
- 1 1–2 Tage
Archivierungs-Audit
Wir prüfen Ihre aktuelle Praxis: Wo werden Dokumente heute gespeichert? Welche Workflows greifen? Welche der fünf GoBD-Kernanforderungen sind erfüllt, welche Lücken bestehen, welche Aufbewahrungs-Fristen sind betroffen? Output: schriftlicher Audit-Bericht mit Soll-Ist-Vergleich und konkreten Empfehlungen.
- 2
DMS-Auswahl für die Archivierung
Wir empfehlen das passende DMS – die Archivierungs-Funktionen sind bei allen führenden Anbietern Standard: DocuWare (GoBD-zertifiziert nach IDW PS 880), ELO ECM Suite (Branchen-Pakete mit Archiv-Modulen), M-Files (Metadata-basierte Archivierung), docuvita (TÜV-IT-geprüft, VOI-zertifiziert) oder humbee (kosten-bewusste Lösung mit GoBD-Konformität).
- 3
Verfahrens-Dokumentation erstellen
Eine GoBD-konforme Verfahrens-Dokumentation umfasst typisch 15–25 Seiten: System-Aufbau, Workflow-Beschreibung für Dokumenten-Eingang und -Verarbeitung, Zugriffs-Berechtigungen und Rollen-Konzept, Sicherungs-Konzept, Aufbewahrungs-Fristen pro Dokumenten-Typ, Lösch-Konzept und Audit-Trail-Konzept. Wir erstellen sie als Vorlage und passen sie auf Ihren Aufbau an.
- 4
Migration alter Dokumenten-Bestände (optional)
Pragmatischer Ansatz: ab Stichtag X alle neuen Dokumente ins GoBD-konforme Archiv, der Bestand läuft über die Aufbewahrungsfrist aus. Eine Komplett-Migration ist meist nicht wirtschaftlich. Wenn nötig: Papier-Akten scannen und OCR, alte Dateiserver-Inhalte strukturiert übernehmen, E-Mail-Archive aus Outlook-Postfächern extrahieren.
- 5
Schulung der Mitarbeitenden
Die beste Archivierungs-Lösung nützt nichts, wenn Mitarbeitende nicht wissen, was sie ablegen müssen und was nicht. 2-Stunden-Praxis-Schulung, integriert in das DMS-Einführungs-Paket.
Die Archivierung ist eng mit der digitalen Buchhaltung und dem DMS-Vergleich verzahnt – wir betrachten sie im Kontext Ihres gesamten Dokumenten-Workflows.
Was eine GoBD-konforme Archivierung typisch kostet
| Position | Wert |
|---|---|
| Archivierungs-Audit (1–2 Tage) | 1.800 – 2.400 € netto |
| DMS-Auswahl-Beratung | 1.800 – 5.500 € |
| DMS-Lizenz (einmalig + laufend) | abhängig vom Anbieter – siehe DMS-Vergleich |
| Verfahrens-Dokumentation erstellen | 1.200 – 2.500 € |
| Implementierungs-Begleitung | 5.500 – 18.000 € je nach Komplexität |
| Mit Förderung (BAFA + go-digital) | Eigenanteil typisch −60 % |
- 10 Jahre
- Aufbewahrung für Rechnungen & Belege
- 6 Jahre
- Aufbewahrung für Geschäftsbriefe & E-Mails
- 5
- GoBD-Kernanforderungen
- bis 80 %
- BAFA-Förderquote in Thüringen
Quelle: GoBD-Schreiben BMF, § 257 HGB, § 147 AO
Weiterführend
- Dokumentenmanagement – der DMS-Überblick als strategischer Einstieg.
- DMS-Vergleich 2026 – DocuWare, ELO, M-Files, humbee und Co. im Praxis-Vergleich.
- Digitale Buchhaltung – wie Archivierung in den Buchhaltungs-Workflow einbindet.
- E-Rechnung – warum ZUGFeRD-XML besonders sorgfältig archiviert werden muss.
- Branche Steuerberater – DATEV-nahe Archivierung in der Kanzlei.
- BAFA-Förderung – wie Sie den Beratungs-Anteil fördern lassen.
Das papierlose Büro und humbee als Plattform behandeln wir in eigenen Beiträgen.
FAQ
Digitale Archivierung: häufige Fragen
Reicht es, alle Dokumente als PDF auf einem Dateiserver zu speichern?
Wir nutzen Outlook für E-Mail-Archivierung – reicht das?
Wie lange müssen wir genau eine Eingangsrechnung aufbewahren?
Müssen wir auch ZUGFeRD-PDFs revisionssicher archivieren?
Was passiert bei einem GoBD-Verstoß?
Wie schnell läuft ein Archivierungs-Audit?
Sind Cloud-DMS GoBD-konform?
Können wir alte Papier-Akten in das digitale Archiv überführen?
Was kostet ein DocuWare-Archivierungs-Setup?
Wer ist mein Ansprechpartner für die Archivierung?
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Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch prüfen wir Ihren Status gegen die fünf GoBD-Kernanforderungen und kalkulieren direkt die Förderung.