Digitalisierung für Kommunen, Verwaltung und Stadtwerke 

Registermodernisierung und EfA-Nachnutzung mitdenken

Zwei Entwicklungen prägen die kommende Phase. Die Registermodernisierung schafft die Grundlage für das Once-Only-Prinzip – Bürgerinnen und Bürger sollen Nachweise nicht mehrfach vorlegen müssen, weil Behörden benötigte Daten mit Einwilligung aus vorhandenen Registern abrufen. Und die EfA-Nachnutzung („Einer für Alle") erlaubt es, fertige Online-Dienste anderer Länder anzubinden, statt jede Leistung selbst zu entwickeln. Beides senkt Aufwand und Kosten – und ist bei der Priorisierung der Lebenslagen von Anfang an mitzudenken.

Was z1Digital konkret für Kommunen und Verwaltung macht

1. OZG-Umsetzung auf der letzten Meile

Wir begleiten Kommunen bei:

• Anschluss an ThAVEL/ThKOS und Anbindung an eigene Fachverfahren
• Beratung zur Lebenslagen-Auswahl – welche der rund 150 Lebenslagen priorisiert werden
• Schnittstellen-Konfiguration zwischen Online-Diensten und internen Verfahren
• Open-Source-Strategie gemäß Thüringer OZG-Vorgaben

Komplementär zur KIV Thüringen: Die Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen (KIV) ist eng mit dem Freistaat verzahnt und liefert die technische Infrastruktur. z1Digital fokussiert auf strategische Beratung und KI-Compliance – wir sind nicht KIV-Konkurrent, sondern ergänzen mit Beratungs-Tiefe.

2. Rathaus-GPT – DSGVO-konforme KI für die Verwaltung

Unsere KI-Plattform CompanyGPT mit Anpassungen für Kommunen:

• Verwaltungsakten als Wissens-Basis
• OZG-Antragsmuster integriert
• Bürger-Anfragen vorqualifizieren
• DSGVO-konform in eigener Infrastruktur (Cloud-Lösung der Wahl oder Join-Hosting)
• Berechtigungs-Modell für unterschiedliche Verwaltungs-Bereiche

Alle Details zur Plattform auf der Seite CompanyGPT, die Use-Cases in der KI-Übersicht.

3. E-Akte und DMS für die Verwaltung

E-Akten-Einführung mit Bezug auf das E-Government-Gesetz (EGovG):

• DMS-Auswahl mit Verwaltungs-Anbindung (DocuWare, ELO, M-Files, humbee – je nach Größe und Bestand)
• Verfahrens-Dokumentation gemäß EGovG
• Anbindung an Standard-Fachverfahren

Mehr im Dokumentenmanagement-Hub.

4. KI-Schulung für Verwaltungs-Mitarbeitende

Art.-4-konforme Grundschulung speziell für den Behörden-Kontext:

• Verwaltungs-spezifische Use-Cases in Live-Demos
• DSGVO- und EGovG-konforme Datenschutz-Praxis
• Auditfeste Bescheinigung für die Personalakte

Die KI-Grundschulung kostet 240 € netto pro Teilnehmer – auch für Kommunen. Formate und Ablauf auf der Seite KI-Schulung.

5. E-Rechnungs-Empfang einrichten

Verwaltungs-spezifischer Workflow mit ELSTER- und ThAVEL-Anbindung. Mehr im E-Rechnung-Pillar.

Welche Softwarelösungen eignen sich für Kommunen?

Eine der häufigsten Fragen aus Verwaltungen. Die Antwort hängt weniger vom Produktnamen ab als vom Zweck – und davon, dass der Prozess vor der Software steht. Diese Kategorien decken den kommunalen Bedarf ab:

Wir empfehlen herstellerneutral und ohne Provisionen – die einzige Ausnahme sind humbee und Join, die wir selbst einsetzen. Details zur KI-Plattform auf der Seite CompanyGPT. z1Digital ist in Thüringen mit Standorten in Arnstadt und Erfurt verwurzelt und kennt die Landes-Systeme aus der Praxis.

Stadtwerke und kommunale Versorger – eigener Schwerpunkt

Stadtwerke sind in der Regel kommunale Eigenbetriebe oder GmbHs in Mehrheitsbesitz der Stadt. Sie teilen das organisatorische Umfeld mit der Verwaltung – und stehen vor ähnlichen Digitalisierungs-Themen wie eine Stadtverwaltung:

• DMS-Einführung für Kunden-Akten und interne Vorgänge
• E-Rechnung-Empfang (Pflicht seit 2025, Sende-Pflicht ab 2027)
• KI-Grundschulung nach EU AI Act für alle Mitarbeitenden
• Workflow-Automatisierung für die Antragsbearbeitung
• Process Mining in Backoffice-Prozessen

Aber: Stadtwerke haben eigene fachliche Themen, die in normaler Verwaltungs-Digitalisierung nicht vorkommen:

• Marktkommunikation (MaKo) mit anderen Marktrollen-Akteuren
• Smart Meter Rollout und Messdaten-Management
• Kunden-Self-Service-Portale (Zähler-Ablesung, Tarif-Wechsel, Verbrauchs-Verläufe)
• Energiewende-Tools (Lastenmanagement, dezentrale Erzeugung, E-Mobilität)

z1Digital begleitet Stadtwerke seit Jahren – Bestandskunde Stadtwerke Arnstadt GmbH ist Beispiel für eine erfolgreiche Komplett-Digitalisierung.

Was wir konkret für Stadtwerke umsetzen

• DMS-Einführung für die Kunden-Akten-Verwaltung
• E-Rechnungs-Workflow (für Großvolumen-Stadtwerke besonders relevant)
• KI-Schulungen und CompanyGPT für die Backoffice-Mitarbeitenden
• Process Mining in den Kunden-Service-Workflows

Spezial-Hinweis: Reine MaKo-Implementierungen (Marktkommunikations-Anpassungen nach EnWG) übernehmen wir nicht – dafür gibt es spezialisierte Anbieter wie ene.t oder Trianel. Wir konzentrieren uns auf die Backoffice-Digitalisierung der Stadtwerke (DMS, Buchhaltung, Kunden-Verwaltung, KI).

Bestandskunden im Ilm-Kreis und Umgebung

Landratsamt Ilm-Kreis

OZG-Umsetzung in mehreren Lebenslagen. DMS-Einführung in der Verwaltung. Schulungen für Mitarbeitende.

Stadt Arnstadt

Verwaltungsdigitalisierung mit Schwerpunkt Bürger-Service und interne Workflows. KI-Compliance-Beratung nach EU AI Act.

Stadt Ilmenau

OZG-Lebenslagen-Anbindung und DMS-Beratung.

Stadtwerke Arnstadt GmbH

Komplette Digitalisierungs-Beratung – von DMS bis KI-Schulung. Backoffice-Workflows optimiert.

Förderung für kommunale Digitalisierung – Thüringen besonders günstig

Der Freistaat Thüringen hat sich verpflichtet, bis 100 % der Kosten für bestimmte OZG-Umsetzungen zu übernehmen (Einer-für-Alle-Services, EfA-Anbindungen). Konkrete Förder-Linien für kommunale Mandanten:

Wir machen den Antrag mit. 80+ erfolgreiche Anträge seit 2018. Für KI- und Anwender-Schulungen ist häufig ESF Plus der passende Hebel; alle Programme im Überblick im Förderung-Hub.

Komplementäre Anbieter in Thüringen – wo wir uns abgrenzen

Pricing-Indikation