Erfolgsgeschichte · Sportverband · Dachverband
Landessportbund Thüringen e.V.
Einer der größten Verbände Thüringens wollte ein DMS – und bekam den durchgängigen digitalen Rechnungseingang dazu: Freigabe in rund zwei Stunden statt zwei Wochen, mit 6-Augen-Prinzip und DATEV-Export.
- 391.826
- Mitglieder (Stand 04/2026)
- 3.189
- Sportvereine im Verband
- 2 Std.
- Rechnungsfreigabe statt 2 Wochen
- 6-Augen
- Prinzip im Freigabe-Workflow
Quelle: z1Digital-Projekt Landessportbund Thüringen, Stand 2026
Branche
Sportverband · Dachverband
Sitz
Erfurt
Projektlaufzeit
Laufend (Systemauswahl, Rechnungseingang, DMS & Backoffice)
Leistungen
Workshop & Systemauswahl · humbee-Prototyp · Digitaler Rechnungseingang · DATEV-Export · Veranstaltungsmanagement · DMS
Über den Kunden
Der Landessportbund Thüringen e.V. (LSB) ist der Dachverband des organisierten Sports im Freistaat Thüringen mit Sitz in Erfurt. Mit 391.826 Mitgliedern in 3.189 Sportvereinen (Stand 04/2026) zählt er zu den größten Verbänden des Landes. Zur „Thüringer Sportfamilie" gehören 51 Sportfachverbände, 22 Kreis- und Stadtsportbünde, die Thüringer Sportjugend sowie die Tochtergesellschaften LSB Thüringen Bildungswerk GmbH und LSB Thüringen Sportmanagement GmbH.
Der LSB fördert Sportentwicklung, Aus- und Fortbildung und Sportstätteninfrastruktur im gesamten Land. Diese Größe und Vielfalt stellt hohe Anforderungen an die internen Verwaltungsprozesse – hier setzte die Zusammenarbeit mit z1Digital an.
Ausgangslage & Herausforderungen
Der LSB trat ursprünglich mit dem Wunsch nach einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) an z1Digital heran. Die gemeinsame Analyse zeigte jedoch schnell, dass der tatsächliche Bedarf deutlich weiter reichte:
- Gesuchter DMS-Bedarf entpuppte sich als umfassenderer Digitalisierungsbedarf: Buchhaltung, Archivierung, Projektmanagement und Kollaboration
- Rechnungsfreigabe langwierig und intransparent: Durchlaufzeiten von bis zu zwei Wochen, da Belege physisch durch mehrere Hände liefen
- Keine strukturierte digitale Ablage – Nachweise und Dokumente über verschiedene Ablageorte verteilt
- Veranstaltungsmanagement mit hohem manuellem Aufwand: Anmeldungen, Teilnehmerverwaltung und Bestätigungen von Hand
- Fehlende Transparenz über Freigabestände und Zuständigkeiten bei einer großen, verteilten Organisation
Projektverlauf – Digitalisierung in Phasen
Phase 1
Analyse & Systemauswahl
- Strukturierter Workshop zur Aufnahme der tatsächlichen Anforderungen – über das ursprüngliche DMS-Ziel hinaus
- Systemvergleich mit klarer, neutral begründeter Empfehlung für humbee
- Prototyp mit humbee vor der Beauftragung – Entscheidung auf Basis eines lauffähigen Systems statt auf dem Papier
- BAFA-Förderung für die Beratung begleitet
Phase 2 · LSB Sportmanagement
Digitaler Rechnungseingang
- Digitaler Rechnungseingangs-Workflow mit 6-Augen-Prinzip eingerichtet
- Automatischer Freigabe-Workflow mit klaren Zuständigkeiten und Eskalationsstufen
- DATEV-Export konfiguriert – nahtlose Übergabe an die Buchhaltung
- Veranstaltungsmanagement: Online-Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, automatische Bestätigungen
Phase 3 · LSB-Hauptverband, laufend
DMS & Digitalisierung Backoffice
- Einführung des Dokumentenmanagements für den Hauptverband
- Digitalisierung weiterer Backoffice-Prozesse auf der humbee-Plattform
- Revisionssichere zentrale Ablage für die gesamte Organisation
- Schulung und Begleitung der Mitarbeitenden von der Analyse bis zum produktiven Betrieb
Ergebnisse & Mehrwert
„Was früher bis zu zwei Wochen gedauert hat, erledigen wir heute in rund zwei Stunden. Die Rechnungsfreigabe ist transparent, nachvollziehbar und für alle Beteiligten jederzeit einsehbar.“
Die wichtigsten Ergebnisse der Zusammenarbeit:
- Rechnungsfreigabe von rund zwei Wochen auf circa zwei Stunden verkürzt – bei voller Transparenz durch das 6-Augen-Prinzip
- Ein System statt Insellösung: Buchhaltung, Archivierung, Projektmanagement und Kollaboration auf einer Plattform
- DATEV-Export automatisiert – fehlerfreie, zeitsparende Übergabe an die Buchhaltung
- Veranstaltungsmanagement digitalisiert: Online-Anmeldung mit automatischer Bestätigung statt manueller Erfassung
- Revisionssichere Ablage: Nachweise und Dokumente zentral und jederzeit auffindbar
- Entscheidung auf Faktenbasis: Prototyp vor Beauftragung statt Blindkauf
- BAFA-Förderung erfolgreich begleitet – Beratungskosten spürbar reduziert
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