Beratung & Prozesse · Process Mining

Process Mining für den Mittelstand. Pragmatisch statt Enterprise-Lizenz.

Geschäftsprozesse datenbasiert sichtbar machen – ohne 6-stellige Celonis-Lizenz. Schlanke Tools, fokussiert auf konkrete Backoffice-Optimierung. Pilot ab 5.000 €, mit Förderung Eigenanteil ab 1.000 €.

Process-Mining-Pilot anfragen Förderung prüfen

Inhalt

Aktualisiert Mai 2026 · von Martin Hofmann, Geschäftsführer z1Digital

Kurz & direkt

Process Mining macht Geschäftsprozesse datenbasiert sichtbar – wo entstehen Engpässe, wo wird Geld verbrannt, welche Workflow-Varianten existieren tatsächlich. Der Markt wird von Celonis und IBM dominiert – beide mit Enterprise-Preisen. z1Digital macht Process Mining für den Mittelstand (30–250 MA) pragmatisch und ohne 6-stellige Lizenz-Investitionen: mit schlankeren Tools (UpDoc Pro, eigene Skript-Lösungen, Open-Source-Komponenten), fokussiert auf konkrete Backoffice-Optimierung. Pilot ab 5.000 € netto, mit BAFA-Förderung in Thüringen Eigenanteil ab 1.000 €. Typische Ergebnisse: 15–30 % Optimierungs-Potenzial im Backoffice sichtbar.

Definition

Process Mining

Ein datenbasiertes Analyse-Verfahren, das aus den echten Event-Daten der IT-Systeme (DATEV-Buchungen, CRM-Aktivitäten, DMS-Bearbeitungs-Logs) die tatsächliche Workflow-Realität rekonstruiert. Ergebnis ist ein Prozess-Bild, das zeigt, wie es wirklich läuft – inklusive der unsichtbaren Workarounds, Doppel-Bearbeitungen und Engpässe. Im Gegensatz zur klassischen Interview-Methodik bildet es nicht das Soll, sondern das Ist ab.

Was Process Mining ist – die kurze Erklärung

Klassische Prozess-Analyse: ein Berater interviewt Mitarbeitende, zeichnet Prozesse mit Symbolen auf, dokumentiert die „Soll“-Workflows. Das Problem: die Realität sieht oft ganz anders aus als das Soll-Modell.

Process Mining macht es andersherum: Aus den echten Daten der IT-Systeme wird die tatsächliche Workflow-Realität rekonstruiert. Eine ausführliche Einordnung finden Sie im Ratgeber Process Mining erklärt.

Warum der Mittelstand bei Process Mining unterversorgt ist

Die etablierten Anbieter haben einen Konzern-Fokus:

Celonis – Marktführer, Lizenz typisch 6–7-stellig pro Jahr, eher Großunternehmen
IBM Process Mining – IBM-Ökosystem-Bezug, Enterprise-orientiert
SAP Signavio – SAP-zentriert, primär für SAP-Großkunden
UiPath Process Mining – RPA-Stack-Integration, kein Standalone für KMU
Software AG ARIS – sehr breite ECM/BPM-Suite, für Konzerne

Für einen Thüringer Mittelständler mit 60 MA passt keiner dieser Anbieter wirtschaftlich – die Lizenz-Kosten allein übersteigen oft den möglichen Effizienz-Gewinn. z1Digital macht Process Mining anders: schlanke Tools statt Enterprise-Plattform, Pilot-Projekt-Ansatz statt Großvertrags-Logik, Fokus auf 1–3 konkrete Prozesse und mit Förderung kalkuliert.

Wann Process Mining Sinn macht

Process Mining passt, wenn:

Sie 30–250 Mitarbeitende haben (kleiner = zu wenig Daten, größer = Enterprise-Lösung besser)
Sie eine IT-Landschaft mit transaktionalen Daten haben (DATEV, CRM, ERP, DMS)
Sie Optimierungs-Potenziale im Backoffice vermuten (Bearbeitungs-Zeiten, Doppel-Arbeit, Workflow-Varianten)
Sie datenbasierte Argumente für Investitions-Entscheidungen wollen
Sie ein DMS-, RPA- oder KI-Vorhaben planen und vorher den Soll-Zustand fundiert verstehen wollen

Process Mining passt NICHT, wenn:

Sie unter 30 MA haben – die Daten sind zu dünn für aussagekräftige Analysen
Sie keine transaktionalen IT-Systeme haben – keine Daten zum Mining
Sie eine klassische Prozessberatung mit Interview-Methodik suchen (geht auch über die Prozessaufnahme, aber ohne Mining)
Sie ein unternehmensweites Mining-Programm wollen – dafür sind Celonis und Konsorten die richtige Adresse

Was z1Digital konkret macht – der Process-Mining-Pilot

Fünf Phasen vom Kick-off bis zum finalen Bericht.

1
Phase 1 · 1 Tag
Pilot-Prozess-Auswahl

Wir wählen mit Ihnen 1–2 konkrete Backoffice-Prozesse aus – z.B. Eingangs-Rechnungs-Bearbeitung, Kunden-Auftrags-Abwicklung, HR-Onboarding oder Förder-Antrags-Bearbeitung.
2
Phase 2 · 1–2 Wochen
Daten-Extraktion

Wir extrahieren die nötigen Event-Daten aus Ihren Bestandssystemen: Zeitstempel pro Bearbeitungs-Schritt, Akteur pro Schritt, Status-Veränderungen – mit Anonymisierung sensibler Daten.
3
Phase 3 · 1–2 Wochen
Mining-Analyse

Tatsächliche Prozess-Varianten, Bearbeitungs-Zeiten pro Schritt, Engpässe und Wartezeiten, Compliance-Abweichungen und Workload-Verteilung zwischen Mitarbeitenden.
4
Phase 4 · 3–5 Tage
Empfehlungen

Schriftliches Ergebnis-Dokument mit visualisierten Prozess-Karten, 5–15 konkreten Optimierungs-Empfehlungen, Aufwand-Nutzen-Schätzung pro Empfehlung und Implementierungs-Roadmap.
5
Phase 5 · 1 Tag
Übergabe und Follow-up

Halbtages-Präsentation mit dem Führungskreis. Diskussion und Entscheidung über die Folge-Schritte.

Gesamt-Dauer: typisch 6–10 Wochen vom Kick-off bis zum finalen Bericht.

Tools, die z1Digital im Mittelstand-Process-Mining einsetzt

Statt Celonis nutzen wir schlankere Werkzeuge:

Tool	Eignung	Kosten-Profil
UpDoc Pro / orgavision Mining-Modul	Mittelstand-Schwerpunkt	Lizenz ab 3.000 €/Jahr
ProDiscovery (Hochschul-Spin-off)	akademisch-pragmatisch	Lizenz ab 4.000 €/Jahr
PM4Py (Open-Source-Bibliothek)	custom-Lösungen mit Python	kostenfrei, Berater-Aufwand höher
Apromore	Open-Source mit Cloud-Variante	kostenfrei bzw. ab 200 €/Monat Cloud
bupaR (R-Package)	akademisch	kostenfrei

Für die meisten KMU-Pilots reicht UpDoc Pro oder PM4Py mit individueller Analyse. Bei Bedarf einer Plattform-Implementation (mit Live-Monitoring statt Einmal-Analyse): Apromore oder kommerzielle Mittelstand-Mining-Plattformen.

Konkretes Pilot-Beispiel

Mandant: Mittelständischer Anlagenbauer in Thüringen, 85 MA.
Pilot-Prozess: Eingangs-Rechnungs-Bearbeitung – von Posteingang bis Buchung in DATEV.

Vor dem Mining lautete die Annahme: durchschnittliche Bearbeitungszeit 3 Werktage, 1 Bearbeitungs-Pfad (Posteingang → Sachbearbeiter → Freigabe → Buchung).

Mining-Ergebnis (nach 4 Wochen Datenanalyse):

Tatsächliche Bearbeitungszeit: 7,2 Werktage im Schnitt
14 unterschiedliche Bearbeitungs-Pfade erkannt (Workarounds, Rückläufe, Sonderfälle)
Engpass bei 1 von 5 Sachbearbeitern (3× Bearbeitungs-Last)
23 % der Rechnungen wurden 2× oder mehr „angefasst“ (Doppel-Arbeit)
Skonto-Verluste durch verspätete Bearbeitung: 28.000 €/Jahr

Empfehlungen: Vorqualifikations-Workflow mit KI-Indexierung, Eskalations-Logik bei Rückläufen statt manueller Rück-Mails, Workload-Balancing zwischen Sachbearbeitern.

Geschätzter Effekt: 30 % Bearbeitungszeit-Reduktion + 80 % Skonto-Recovery = etwa 60.000 €/Jahr eingespart. Pilot-Kosten: 8.500 € netto, mit BAFA + Beratungsrichtlinie Eigenanteil 2.100 € – ROI in 5 Wochen.

Was ein Process-Mining-Pilot typisch kostet

Pilot-Umfang	Beratungs-Tage	Bruttokosten	Mit Förderung Eigenanteil
Quick-Pilot (1 Prozess, 4 Wochen)	5–7 Tage	5.000–6.500 €	ab 1.000–1.500 €
Standard-Pilot (1–2 Prozesse, 6 Wochen)	8–12 Tage	8.500–12.000 €	ab 2.100–3.000 €
Tiefen-Pilot (3+ Prozesse, 10 Wochen)	14–18 Tage	14.000–18.500 €	ab 3.500–4.700 €
Plattform-Implementation (Mining-Tool dauerhaft im Einsatz)	individuell	25.000+ €	individuell

15–30 %: Optimierungs-Potenzial im untersuchten Prozess (typisch)
ab 5.000 €: Quick-Pilot netto, 1 Prozess
ab 1.000 €: Eigenanteil mit BAFA-Förderung in Thüringen
5–15×: typischer ROI bei guter Pilot-Auswahl

Quelle: z1Digital, Stand 2026

Weiterführend

Grundlagen-Artikel: Process Mining erklärt
Der nächste Schritt nach dem Pilot: Prozessautomatisierung
Klassische Aufnahme ohne Mining: Prozessaufnahme und Prozessoptimierung
Strategischer Kontext: Digitalstrategie und der Beratungs-Pillar
KI im Büroalltag: KI-Use-Cases
Förderung des Pilots: BAFA-Förderung

FAQ

Process Mining: häufige Fragen

Brauchen wir spezielle IT-Voraussetzungen für Process Mining?

Sie brauchen ein transaktionales IT-System (DATEV, CRM, ERP, DMS) mit Event-Logs (Zeitstempel pro Aktion). Bei DATEV-zentrierten Mittelständlern ist das praktisch immer gegeben.

Wie sieht die Datenschutz-Lage aus?

Wir anonymisieren personenbezogene Daten vor der Mining-Analyse. Mitarbeiter-Namen werden zu Rollen abstrahiert („Sachbearbeiter 1“ statt „Müller“). Mitbestimmungs-rechtliche Themen klären wir vorab mit Ihrem Betriebsrat.

Was unterscheidet z1-Process-Mining von Celonis?

Celonis ist Marktführer mit Enterprise-Fokus – Plattform-Lizenz typisch 6-stellig pro Jahr, Implementation 12+ Monate. z1Digital macht Pilot-orientierte Analysen für 5.000–18.000 € mit klarem ROI und konkreten Empfehlungen. Wenn Sie nach dem Pilot eine Plattform-Implementation wollen, vermitteln wir an Spezialisten.

Können wir Process Mining intern selbst machen?

Theoretisch ja, mit Open-Source-Tools (PM4Py, Apromore). Praktisch braucht es Process-Mining-Expertise (Daten-Extraktion, Anonymisierung, Visualisierung, Interpretation) plus organisatorisches Geschick (Mitbestimmungs-Logik, Empfehlungs-Kommunikation). Bei den meisten KMU lohnt externe Beratung.

Wie hoch ist der typische ROI eines Pilots?

Bei guter Pilot-Auswahl 5–15× – die Investition rechnet sich oft innerhalb weniger Wochen über die direkten Empfehlungs-Effekte. Beispiel: 8.500 € Pilot, 60.000 €/Jahr Einsparung ergibt einen ROI von rund 7×.

Was passiert nach dem Pilot?

Drei Optionen: Sie setzen die Empfehlungen selbst um, wir setzen mit um (RPA, Workflow-Anpassung, DMS-Optimierung), oder Sie wollen kontinuierliches Mining – dann vermitteln wir an Plattform-Spezialisten.

Wer ist mein Ansprechpartner?

Stefan Lausch (Geschäftsführer). Mehr im Team-Profil auf der Über-uns-Seite.

Kann Process Mining auch für Kommunen oder Verbände relevant sein?

Ja – speziell für Mitglieder-Antrags-Bearbeitung oder Bürger-Antrags-Workflows. Die Anwendungsfälle ähneln dem Mittelstand, nur die Daten-Quellen sind andere (Fachverfahren statt ERP).

Welche Ergebnisse sind realistisch – versprechen Sie nicht zu viel?

Aus 100+ z1-Projekten: typisch 15–30 % Optimierungs-Potenzial im untersuchten Prozess sichtbar. In Einzelfällen 50 %+, in anderen unter 10 %. Wir machen vorab keine ROI-Versprechen – die kommen erst aus der Datenanalyse.

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Im kostenlosen 30-Minuten-Erstgespräch wählen wir einen geeigneten Pilot-Prozess, schätzen das Potenzial und kalkulieren die Förderung.

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